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Sichere Daten nach EuGH und vielseitige Funktionen

Terminvereinbarungstools bieten oft ähnliche Funktionen an, welche auf die Bedürfnisse der Kundschaft ausgerichtet sind. Diese Terminvereinbarungstools kommen aus der ganzen Welt, wobei für ein Unternehmen aus dem europäischen Wirtschaftsraum (EWR) nur die Nutzung von us-amerikanischen Tools problematisch ist. Mit dem Europäischen Gerichtshofurteil (EuGH) vom 16. Juli 2020 stehen viele Nutzer von us-amerikanischen Tools wieder vor der Tatsache, dass diese aufgrund des Datenschutzes der Kunden nicht weiter genutzt werden dürfen.1 Mögliche Verträge wie US-Privacy-Shield werden nicht weiter unterstützt. Deshalb müssen us-amerikanische Anbieter auf europäische Serverstandorte zurückgreifen, um eine Datenverarbeitung im EWR zu gewährleisten.

Schloss mit GDPR welches auf eine Grafikkarte fällt, als Sinnbild für den Datenschutz, Daten

Grosse Terminvereinbarungs Softwareanbieter wie Calendly haben Schwierigkeiten, den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Calendly zählt über eine Vielzahl von Nutzern aus dem EWR, ist aber selbst ein us-amerikanisches Unternehmen. Ihre Nutzer müssen nun einen neuen Anbieter finden, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Calenso deckt die Funktionalitäten von Calendly mehrheitlich ab und übertrifft diese vom Umfang und der Individualisierung. Das wichtigste zuerst: Calenso ist als Schweizer Unternehmen DSGVO konform. Zudem gilt die Schweiz als Drittstaat gegenüber von der EU, jedoch gilt die Schweiz für die EU als angemessen im Umgang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Sieh dir in der nachfolgenden Übersicht den Funktionsvergleich von Calenso und Calendly an.

Calenso vs. Calendly im Überblick, Calendly als us-amerikanisches Unternehmen aufgrund des Datenschutzes nicht mehr nutzbar für EWR Unternehmen

Alle Informationen zum Wechsel oder dem Vergleich mit Calendly findest du hier.

Von Calendly zu Calenso wechseln

Aufgrund des EuGH Urteiles empfiehlt es sich, von einem us-amerikanischen Anbieter zu einem Anbieter aus dem EWR zu wechseln. Leider ist der Wechsel oft zeitaufwändig, jedoch riskieren Unternehmen eine hohe Geldstrafe, sofern weiterhin ein Datenaustausch mit der USA vorhanden ist. Calenso besitzt alle grundlegenden Funktionen von Calendly und darüber hinaus noch viele mehr. Sieh dir hier alle Funktionen von Calenso in der Auflistung an. Und: Calenso hat einen sehr hohen Datenschutz und den Serverstandort in der Schweiz. Nach einem Testlauf mit Calendly mussten wir leider feststellen, dass es keinen direkten Datenexport für das Profil gibt. Es gibt auch keine Alternative, die Daten aus Calendly herunter zu laden. Falls du von einem anderen Tool mit der Möglichkeit eines Datenexportes zu Calenso wechseln möchtest, kannst du die Daten ganz einfach in Calenso importieren. Somit geht nichts verloren. Wechsle heute noch zu Calenso!

Wieso ist die Datenübertragung in die USA ein Problem?

Es gibt zwei verschiedene Hauptansatzpunkte, welche mit der Datenübertragung in der USA problematisch sind. Einerseits werden heutzutage auf Webseiten verschiedene Tools installiert, welche im Hintergrund und ohne aktives Wissen des Nutzers agieren. Falls jemand beispielsweise auf einer Webseite surft, welche ein sogenanntes Facebook-Pixel installiert hat, übermittelt die Person als Nutzer dieser Webseite Daten an Facebook, obwohl sie/er selbst kein/e Facebook-NutzerIn ist. Deshalb gilt hier der Grundsatz nicht „will ich nicht, nutz ich nicht“. Zweitens haben Behörden in der USA viel tiefere Anforderungen zu erfüllen, um gesammelte personenbezogene Daten von Unternehmen einzusehen. Im EWR steht es Behörden nicht frei, auf solche Daten zuzugreifen, in der USA (fast) uneingeschränkt.

Weil die Datenschutzanforderungen in Europa viel höher als in der USA sind, scheiterte neben dem Safe-Harbor-Abkommen nun auch das 2015 in Kraft getretene Privacy-Shield Framework. Diese zwei Abkommen stellten den Datenaustausch zwischen europäischen Standorten und der USA sicher, sodass der Austausch die gleichen Anforderungen genossen, wie der Datenaustausch innerhalb Europas. Das Safe-Harbor-Abkommen scheiterte nach der Snowden-Enthüllung. Diese zeigte, dass US-Behörden uneingeschränkt und ohne mögliche Anfechtung auf gespeicherte Daten von US-Unternehmen zugreifen konnten. Nun scheiterte kürzlich auch das Privacy Shield Framework, weil auch bei diesem Abkommen die Zugriffsrechte nicht eingeschränkt sind.

Fazit: Der Umgang der US-Behörden mit Daten aus Europa ist mit dem europäischen Datenschutz nicht konform. Persönliche Daten sind bei einem Datenaustausch insbesondere von europäischen Standorten mit den US-Mutterkonzernen nicht geschützt. Da bisher kein neues Abkommen getroffen wurde und die Situation durch COVID-19 verschärft ist, wird empfohlen, auf Anbieter mit einem Serverstandort in Europa zu wechseln. Es gibt weitere Alternativen, welche jedoch nicht ohne Risiko sind. Diese können im nachfolgenden Kapitel nachgeschlagen werden.

Mögliche Alternativen für ein EWR-Unternehmen

Als mögliche Alternative gelten unter anderem Standard Contractual Clauses (SCC), welche mit den Vorgaben der EU-Kommission konform sind. Der Datenschutz muss jedoch zwingend gewährleistet sein und der Vertrag kann nicht nur unterzeichnet werden. Weitere Informationen zum SCC können unter dem folgenden Link (Punkt 2 der wichtigsten Fragen) nachgelesen werden. Calenso empfiehlt Nutzern von US-Unternehmen auf alternative Anbieter aus dem EWR umzusteigen. Einerseits kann niemand vorhersagen, wie lange ein neues Abkommen halten würde und sich somit diese Frage erneut stellt. Andererseits ist der Datenschutz insbesondere in EU Ländern, sowie der Schweiz stabil und stark.

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Hier geht’s zum Datenschutz von Calenso!

Online Terminvereinbarung als einfacher Helfer in der Automobilbranche

Die Automobilbranche erlebt zur Zeit einen Wandel. Besonders in der Digitalisierung werden laufend neue Mittel eingesetzt, die in der Beratung oder in der Werkstatt zum Einsatz kommen. Mehr dazu erfährst du in diesem Beitrag! Calenso zeigt dir auf, wieso die online Terminvereinbarung besonders in der Automobilbranche viele Vorteile mit sich bringt.

Die Automobilbranche in der Coronazeit

Physische Beratungen sind durch die cornoabedingten Kontaktverbote zur Zeit nicht möglich. Deswegen mussten viele Betriebe auf alternative Methoden der Beratung umsteigen. Auch jetzt nach der Wiederöffnung sind strenge Schutzkonzepte mit Zugangsbeschränkungen umzusetzen. Dies führt dazu, dass immer mehr Betriebe auf die online Terminvereinbarung setzen. Egal ob es sich um eine Servicevereinbarung in der Werkstatt, eine Probefahrt mit dem neusten Modell oder eine Beratung in einem Autohaus handelt – eine Terminvereinbarung ist (zurzeit) überall notwendig. Werkstätten sträuben sich jedoch oft vor einem online Terminvereinbarungstool, da sie oft nicht integrierbar sind in ihre bestehenden Systeme. Auch wenn die telefonische Vereinbarungsmöglichkeit in der Automobilbranche immer noch stark gewünscht wird (70%), werden online vereinbarte Termine oft in der Zukunft auch nur noch online vereinbart. 11 Eindrücklich zeigt auch das Beispiel von Autohaus11, dass eine online Terminvereinbarung zu einer enormen Entlastung führt:

Plakatives Beispiel. Die Reifenmonate April oder Oktober. Wer beispielsweise 500 Satz Reifen in seinem Reifenhotel gelagert hat, muss für die Serviceannahme sage und schreibe jeweils 500 (!) Telefonate führen. Läuft das in Echtzeit online, welch eine „Entspannung“ für alle Betroffenen. Ergo: Man muss die Service-Online-Terminbuchung aktiv bewerben.

Ein norddeutscher Audipartner hat ebenfalls bestätigt, dass coronabedingt ein markanter Anstieg der online Terminvereinbarungen stattfand. Vor der Krise kamen durchschnittlich 10 Terminvereinbarungen pro Woche rein. Aktuell seien es 10 pro Tag.12 Auch die Robert Kunzmann GmbH, die kürzlich mit dem Qualitätssigel Top Shop 2019 in der Kategorie Motor, Sport und Outdoor von Computer Bild ausgezeichnet wurden, sagen, dass die online Terminvereinbarung eines der wichtigsten Features auf „Mein Kunzmann“ sei.13

Abgesehen von Corona – Normale Zeiten

Eine Studie von TÜV Nord, der Fachzeitschrift „Autohaus“ und dem Institut für Automobilwirtschaft (IfA) aus dem Jahr 2019 zeigt jedoch, dass auch vor Corona die Nachfrage nach online Terminvereinbarung hoch lag. Für Service- und Werkstatttermine würden mehr als ein Drittel der befragten Geschäfts- und Privatkunden eine online Terminvereinbarung befürworten. Die Realität zeigt jedoch, dass 42% der Anbieter keine online Buchungslösung anbietet. Zudem eignet sich die online Terminvereinbarung mehrheitlich für weniger komplexe Arbeiten, wie z.B. Ölwechsel, Reifenwechsel, Hauptuntersuchungen und Verschleissreparaturen. Bei solchen Arbeiten ist der Zeitaufwand einfacher zu kalkulieren. Ausserdem äusserten sich viele der Befragten positiv zu Kostenvoranschlägen oder Bearbeitungsdauern – diese werden (entgegen der Erwartungen) nicht sofort verlangt. Dies erleichtert die Einführung des digitalen Terminkoordinators enorm. Nur 6% der Befragten fordern immer noch zwingend persönlichen Kontakt bei der Terminvereinbarung. Dies zeigt eindrücklich, dass auch Werkstätten und Garagen das Potential für online Terminvereinbarungen hätten – auch ohne Corona.14, 15

Fakt ist, dass die online Terminvereinbarung auch in der Automobilbranche zunehmend an Bedeutung erlangt. Coronabedingt wurde sie flächendeckender eingeführt und zeigt nun vielen Autohäusern und Werkstätten auf, dass der Alltag mit online Terminvereinbarung viel entspannter ist.

Diese medizinischen Einrichtungen zeigen wie’s geht!

Die online Terminvereinbarung und andere digitale Helfer sind in medizinischen Einrichtungen oft noch untervertreten. Oft stellen sich bei der Umsetzung scheinbar unüberwindbare Hindernisse in den Weg. Doch es geht auch anders. Calenso hat einige sehr gute Beispiele aus dem medizinischen Bereich herausgesucht, die zeigen, dass eine Umsetzung der online Terminvereinbarung erfolgreich sein kann.

Doktor mit einer Patientenakte vor grossem digitalem Patientendossier Medizinische Branche

Kliniken

Die Asklepios Kliniken in Deutschland sind wohl als absolute Vorzeigemodell, dass online Terminvereinbarung im medizinischen Bereich durchaus möglich ist. Sie bieten in 28 Kliniken in diversen Fachbereichen wie der Chirurgie, Neurologie, Urologie, u.v.m. eine online Terminvergabe z.B. für Magnetresonanztomografen (MRT), Computertomografen (CT) oder Krampfadersprechstunden an (Beispiele von Asklepios MVZ Brandenburg)15. Innerhalb von dem 1. Jahr möchten sie 100’000 online Buchungen erhalten und den ersten Schritt Richtung digitales Krankenhaus machen. Bereits erste Erfolge konnten verzeichnet werden. Wichtige Informationen können mit der Terminvereinbarung versendet werden, die Mitarbeiter wurden am Telefon und in der Administration entlastet und es existieren weniger Warteschleifen am Telefon.16

Ein weiteres Klinik-Beispiel ist die Magdeburger Universitätsmedizin. Sie vergeben 8 von möglichen 36 Terminen explizit an online Bucher für die HNO Ambulanz. Sie verzeichnen einen geringeren bürokratischen Aufwand, weniger Telefonate, zufriedenere Patienten, modernes Image und das mühsame Ping-Pong der Terminvereinbarung lässt nach.19

Die Herz Reha in Bad Ischl in Österreich bietet ebenfalls online Terminvereinbarungen an. Dabei setzen sie auf eine einfache Verarbeitung. Der Kunde füllt neben den Kontaktdaten ein freies Textfeld für die Diagnose und weitere Informationen aus. Somit können Terminwünsche einfach berücksichtigt werden. 24

Besonders in Deutschland macht die Terminbuchung in Kliniken Sinn, da es eine freie Krankenhauswahl gibt. Krankenhaus.de bietet eine praktische Übersicht aller Krankenhäuser mit online Terminvereinbarung und bietet somit ein «Booking.com für Krankenhäuser».20 Der Digitalisierungs- und Technologiereport Diabetologie (D.U.T.) zeigte ausserdem, dass 24% der Diabetologen online Terminvereinbarung anbieten.24

Andere Fachbereiche

Weitere beliebte Bereiche sind die Impfungen. Das Santa Maria Spital in Lissabon bietet einen Chatbot für Impfungen an. Deshalb konnten Wartezeiten verkürzt und Servicezeiten verlängert werden. Eine Erweiterung auf 15 weitere Bereiche ist bereits geplant.17 Die medizinische Mikrobiologie und Hygiene am Universitätsklinikum Saarland (UKS) bietet reise- und tropenmedizinische Sprechstunden, Beratungen, Abklärungen und Impfungen per online Terminvereinbarung an.18 Die Wiener Bevölkerung hat neu die Möglichkeit Termine für eine Impfung bequem online zu buchen. Dabei müssen sie 10 Minuten vorher erscheinen, können jedoch von einer Terminerinnerung oder -stornierung profitieren.24

Auch Fachstellen bauen ihr Dienstleistungsangebot aus. So können an der Fachstelle für sexuelle Gesundheit des Gesundheitsamtes Düsseldorf kostenlose HIV Texts im vornhinein online vereinbart werden. 21 Doctor2Go bietet mit einem Team von 2 ausgebildeten Gynäkologen eine telemedizinische Beratung. Patienten können 10 oder 20 minütige Termine online reservieren, um allfällige Fragen rund um den gynäkologischen Bereich in Ruhe zu stellen.22

Im Zahnbereich ist DrSmile ein Vorreiter. Sie bieten ästhetische Zahnmedizin in Deutschland an und dies mit online Terminvereinbarungen. 23

Diese Beispiele zeigen eine erfolgreiche Umsetzung der online Terminvereinbarung in medizinischen Einrichtungen. In den meisten Fällen bieten die Praxen auch in der Zukunft eine Terminvereinbarung per Telefon an. Jedoch sind die Patienten viel flexibler und können ihre Termine ausserhalb von Öffnungszeiten buchen. Dies ist nur ein weiterer Vorteil der online Terminvereinbarung. Sieh dir hier noch weitere an.

Falls du Bedenken hast oder einige Dinge unklar sind, dann sind wir gerne für dich da. Kontaktiere uns und stell uns deine Fragen zur online Terminvereinbarung.

Mehrtägige Seminare? Jetzt buchbar machen!

Calenso hat einen grossen Wunsch von Kunden erfüllt: Neu ist es möglich, mehrtägige Veranstaltungen und Gruppentermine online buchbar zu machen! Der Vorteil von der neuen Funktion ist, dass dein Kunde sich nur für einen Termin anmeldet, auf einen Blick sieht, welche Termine darin noch enthalten sind und deine Ressourcen automatisch an allen gebuchten Terminen nicht mehr zur Verfügung stehen. Ein Klick und alles läuft im Hintergrund automatisch ab.

Wir zeigen dir wie es geht:

Mehrtägigen Gruppentermin als Kunde buchen

Wenn dein Kunde einen Kurs anwählt, z.B. Englischkurs (7 Mal), dann folgt im nächsten Schritt die Terminauswahl im Kalender. Sobald dein Kunde einen freien Termin anwählt, werden alle zugehörigen Termindaten angezeigt. Somit ist auf anhieb klar, dass wie im Beispiel der Kurs wöchentlich an den aufgeführten Daten stattfindet – und somit mehrtägig ist. Natürlich sind die Daten beliebig wählbar und müssen nicht zwingend einer Regelmässigkeit folgen.

Buchungsansicht einer mehrtägigen Gruppenbuchung

Alle dazugehörigen Daten sind natürlich auch in der Bestätigungsmail aufgelistet. Dein Kunde kann über den entsprechenden Link im Mail, sich von dem mehrtägigen Gruppentermin wieder abmelden. Falls dein Kunde nur an einzelnen Terminen verhindert ist, kannst du als Administrator diesen Teilnehmer am entsprechenden Datum im Dashboard entfernen.

Beispiel für eine Bestätigungsmail einer mehrtägigen Gruppenbuchung

Mehrtägigkeit aus Sicht des Administrators

Deine mehrtägigen Gruppentermine kannst du ganz einfach in der Gruppentermin Ansicht verwalten. Im Abschnitt der Zeitfenster kannst du einzelne Termine zu einem mehrtägigen Gruppentermin zusammenfassen. Visuell sehr ansprechend, steht ein ausklappbarer Haupttermin zur Verfügung, der alle Einzeltermine enthaltet. Sobald sich jemand für diesen Kurs anmeldet, wird die Person bei allen dazugehörenden Terminen ebenfalls angemeldet. Falls sich jemand für ein einzelnes Datum abmelden sollte, kannst du die Teilnehmer von diesem Datum pflegen und entfernen.

Zeitfenster-Ansicht von mehrtägigen Gruppenterminen

Mehrtägige Gruppentermine stehen nun ebenfalls zum Buchen bereit! Wir freuen uns auf euer Feedback auf die neue Funktion und wünschen viel Spass beim Ausprobieren! Zudem möchten wir euch ermuntern, weiterhin so gute Vorschläge zu machen! Hier gelangst du zu den Funktionsvorschlägen! Gemeinsam machen wir Calenso zum kundenorientiertesten Terminvereinbarungstool!

Lies den ganzen Supportartikel zum Thema hier!