Anzahl Mitarbeiter
110
Haupsitz
Basel, Schweiz
Branche
- Rechtsschutzversicherung
Kundenreferenz: Orion Rechtsschutz setzt auf Calenso – Digitale Terminlösung für eine moderne Rechtsberatung
Ausgangslage
Die Orion Rechtsschutz-Versicherung AG gehört zu den etablierten Rechtsschutzversicherern in der Schweiz und unterstützt jährlich zehntausende Privatpersonen und KMU bei der Wahrnehmung ihrer rechtlichen Interessen. Als Versicherung mit einem klaren Fokus auf Kundennähe, Servicequalität und digitale Effizienz strebt Orion danach, ihre Dienstleistungen kontinuierlich zu modernisieren.
Ein zentrales Element dabei ist die telefonische Rechtsberatung – ein niederschwelliger Zugang zur juristischen Ersthilfe, der allen Kundinnen und Kunden offensteht. Um den Beratungsprozess effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten, entschied sich Orion im Jahr 2024, die Terminvereinbarung zu digitalisieren.
Herausforderungen
Vor der Einführung von Calenso erfolgte die Terminvergabe für Rechtsberatungen ausschliesslich telefonisch oder per E-Mail – ein Prozess, der sowohl für Kundinnen und Kunden als auch für das Backoffice mit Aufwand, Wartezeiten und Medienbrüchen verbunden war.
Die wichtigsten Herausforderungen im Überblick:
- Hoher manueller Koordinationsaufwand: Die Bearbeitung von Terminwünschen beanspruchte erhebliche Ressourcen im Innendienst.
- Sprachliche Vielfalt: Als schweizweite Anbieterin berät Orion in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch – was den bisherigen Buchungsprozess zusätzlich erschwerte.
- Fehlende Kundenschnittstelle: Kundinnen und Kunden hatten keine transparente Übersicht über verfügbare Zeiten oder zuständige Fachpersonen.
- Unstrukturierte Datenerfassung: Wichtige Informationen für die Beratung mussten manuell erfasst und verteilt werden.
Die Lösung mit Calenso
Orion entschied sich für Calenso als strategischen Partner für die Digitalisierung der Terminbuchung – mit dem Ziel, eine strukturierte, automatisierte und durchgängige Lösung für alle Sprachen, Regionen und Beratungsteams einzuführen.
Wesentliche Bestandteile der Lösung:
- Self-Service Buchungsplattform: Kundinnen und Kunden buchen ihre Beratung selbstständig online – einfach, schnell und jederzeit erreichbar.
- Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Das Buchungswidget ist vollständig in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar.
- Vorkonfigurierte Buchungslinks: Über individualisierte URLs werden bereits vorhandene Kundendaten direkt ins Buchungsformular übernommen – für eine nahtlose Nutzererfahrung. Beispiel: Buchung mit vorausgefüllten Daten
- Automatisierte Kommunikation: Nach der Buchung erhalten Kundinnen und Kunden sofort eine Bestätigung per E-Mail inklusive aller relevanten Informationen – Termin, Kontakt, Anleitung, Kalendereintrag.
- Datensicherheit & Compliance: Die Lösung ist DSGVO-konform und erfüllt alle regulatorischen Anforderungen im Umgang mit sensitiven Kundendaten.
“Unser Ziel war es, den Zugang zur Rechtsberatung so einfach und kundenfreundlich wie möglich zu gestalten – unabhängig von Sprache, Gerät oder Tageszeit. Mit Calenso haben wir eine Lösung gefunden, die nicht nur technologisch überzeugt, sondern auch im Alltag unserer Kundinnen und Kunden spürbaren Mehrwert schafft.”
— Projektleiter, Orion Rechtsschutz-Versicherung
Ergebnis & Mehrwert
Die Einführung der Calenso-Terminlösung war für Orion ein klarer Schritt in Richtung einer modernen, skalierbaren und kundenorientierten Dienstleistungsstruktur.
Die wichtigsten Resultate:
- Reduktion des administrativen Aufwands um über 60 % im Bereich der Terminvergabe
- Deutlich höhere Kundenzufriedenheit durch einfache und transparente Buchung
- Entlastung des Innendienstes, sodass sich die Teams stärker auf inhaltliche Anfragen konzentrieren können
- Verbesserte Service-Erreichbarkeit – insbesondere ausserhalb der Bürozeiten
- Imagegewinn als digital kompetenter Rechtsschutzversicherer mit kundenfreundlicher Ausrichtung
Orion zeigt exemplarisch, wie sich ein traditioneller Versicherungsservice mit den richtigen digitalen Werkzeugen zukunftsfähig und gleichzeitig menschlich gestalten lässt.
Über Calenso:
Calenso ist ein Schweizer Softwareunternehmen, das auf digitales Terminmanagement spezialisiert ist und effiziente Lösungen für Unternehmen aus verschiedenen Branchen bietet. Mit einem klaren Fokus auf Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit setzen führende Unternehmen aus den Bereichen Versicherung, Recht, Einzelhandel und Beratung auf die Terminlösung von Calenso, um die betriebliche Effizienz und die Kundenbindung zu steigern.
