Nutzen Sie alle Funktionen uneingeschränkt

Auf dem übersichtlichen Dashboard finden Sie wichtige Kennzahlen ansprechend dargestellt. Unter anderem sind Ihre gebuchten Stunden, Ihre Einnahmen, Ihre Anzahl Buchungen und Kunden dargestellt. Ausserdem können Sie mit Kurzlinks schnell auf die andere Seiten wechseln. Der Terminbarometer zeigt Ihnen an, wie viele kostenlose Buchungen Ihnen noch zur Verfügung stehen. Hier erfahren Sie mehr über das Dashboard. Hier erfahren Sie mehr über das Dashboard. Eine ausführliche Anleitung gibt's hier.

Eine der praktischen Funktionen von online Terminbuchungen sind die Erinnerungen für Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter. Sie bestimmen selbst, ob Ihre Kunden per E-Mail oder SMS und zu welchem Zeitpunkt sie benachrichtigt werden. Ihre Kunden erhalten sowohl eine Terminbestätigung als auch eine Erinnerung vor dem Termin. Ausserdem können Sie auswählen, ob Sie Ihre Kunden in Du- oder Sie-Form ansprechen möchten. Über die Anpassung der Texte erfahren Sie mehr unter der Funktion Kommunikationsvorlagen. Erfahren Sie hier alles über die automatische Terminerinnerung. Und hier finden Sie die Anleitung zur Einrichtung der Benachrichtigungen.

Pro Mitarbeiter/Ressource können Sie mehrere externe Kalender verbinden. Durch einen intelligenten Algorithmus gleicht Calenso Ihre externen Kalender miteinander ab und stellt dem Kunden nur freie Termine zur Verfügung. Doppelbuchungen und Buchungen bei Abwesenheit gehören der Vergangenheit an. Ausserdem können Sie Ihre Ferien und die Ihrer Mitarbeiter bequem in Ihrem bestehenden Kalender eintragen. Unterstützt werden Google, iCloud, Exchange und Office 365. Erfahren Sie hier alles über die Synchronisation von externen Kalendern. Hier finden Sie Video-Anleitungen für die Verbindung aller unterstützten externen Kalender.

Ihre Kunden werden übersichtlich auf einer eigenen Kunden-Seite dargestellt. Sie können Ihre Kunden im Detail anschauen und bekommen weitere Informationen über beantwortete Buchungsfragen, beliebteste Dienstleistungen, vergangene und zukünftige Buchungen und die mit ihm generierte Einnahmen. Die Notizen dienen dazu, persönliche Besonderheiten oder Anmerkungen über den Kunden festzuhalten. Informieren Sie sich hier im Detail über die Kundendatenbank. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Notizen für Ihre Kunden erstellen.

Geben Sie Ihren Kunden verschiedene Typen und lassen Sie dies übersichtlich in verschiedenen Farben darstellen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Kundentypen erstellen.

Der Online Kalender gibt Ihnen eine Übersicht der Termine aller Mitarbeiter. Wechseln Sie die Ansicht zwischen Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat oder der Agenda. Sie können spezifische Einstellungen für Ihren Kalender wie das Zeitintervall und Start- und Endzeit machen. Falls Sie Termine z.B. per Telefon vereinbaren, können Sie dies problemlos mit dem Buchungsassistenten im Online Kalender erfassen. Für diese Kunden können Sie ebenfalls die Erinnerungsfunktion aktivieren und einen automatischen Kundeneintrag in der Kundendatenbank erstellen. Lesen Sie hier mehr über den Online Kalender. In dieser Anleitung finden Sie alle Informationen zum online Kalender.

Mit Calenso ist es möglich, direkt bei der Buchung die Dienstleistungen zu bezahlen. Sie können Ihren Kunden die Entscheidung offen lassen und sie auch vor Ort bezahlen lassen. Für die online Bezahlung benötigen Sie einen Stripe Account, welcher ganz einfach erstellt werden kann. Stripe bekommt pro Bezahlung 2.9 % des Betrages und Calenso bucht dir CHF 0.50 pro Online Bezahlung ab. Bei einer Stornierung des Termins wird der bezahlte Betrag automatisch an ihren Kunden zurück überwiesen. Ausserdem können Sie die Währung, wie auch die MwSt. selbst bestimmen. Weitere Informationen zum Online-Payment finden Sie hier. Die Video-Anleitung für die Einrichtung der online Bezahlung finden Sie hier.

Ermöglichen Sie Ihren Kunden die Einlösung von Rabatten und Gutscheinen beim Buchungsprozess. Sie können ganz einfach einen Code über Ihren Account erstellen und deren Bedingungen eingeben. Bestimmen Sie selbst, ob Sie einen prozentualen oder fixen Betrag als Rabatt geben möchten und ob der Rabatt zeitlich begrenzt ist. Sie können auch eine Anzahl von Einlösungen als Ende des Rabattzeitraumes definieren. Der Rabatt wird danach automatisch nicht mehr akzeptiert und eine entsprechende Nachricht wird dem Kunden angezeigt. Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung, wie Sie Rabatte erstellen

Die sogenannten Smart Actions sind intelligente, automatische Funktionen, die aktiviert werden können. Es gibt verschiedene Smart Actions, welche einzeln aktiviert werden können. Dazu zählen z.B. eine automatische Nachricht an den Kunden nach dem Termin, um eine Bewertung / ein Feedback einzuholen, eine Steigerung der Kundenbetreuung durch eine automatisch generierte Dankeschön-Nachricht oder die verbesserte Kundenbindung und -rückgewinnung durch automatisch erstellte Coupons. Weitere Informationen finden Sie hier. Zu jedem Smart Action hat Calenso eine Video-Anleitung erstellt. Sehen Sie sich die Anleitungen hier an.

Die Terminübersicht zeigt Ihnen übersichtlich alle Ihre zukünftigen Termine an. Alle Informationen zu der Terminübersicht und deren Funktionen finden Sie in dieser Anleitung.

Calenso ermöglicht Buchungen mit mehreren Teilnehmer. Sie bestimmen, wie viele Teilnehmer teilnehmen können, ob und wie viele Gäste sie mitbringen dürfen und ob diese in einem wiederholten Rhythmus stattfinden. Sie können auch eine Warteliste erlauben. Somit können Kunden sich auf die Liste setzten lassen und falls ein Platz frei wird, rutscht der erste Kunde auf der Liste nach. Ihren Kunden wird während der Buchung angezeigt, ob es sich um einen regulären Platz oder einen Wartelistenplatz handelt. Ausserdem wird die Position auf der Warteliste angezeigt. Erfahren Sie hier alles über Gruppentermine. Alle Anleitungen zu den Gruppenterminen finden Sie hier.

Falls Sie mehrtägige Seminare oder wiederkehrende zusammenhängende Kurse anbieten, kann mit der mehrtägigen Gruppenbuchung ein Termin für alle zugehörigen Zeitslots gebucht werden. Die Video-Anleitung für die Einrichtung von mehrtägigen Gruppenterminen finden Sie hier.

Ihre Gruppentermine und Events werden übersichtlich auf Ihrer eigenen Seite dargestellt. In diesem Bereich werden Ihnen die einzelnen Teilnehmer und Personen auf der Warteliste angezeigt. Sie haben manuell die Möglichkeit, einen Gruppentermin zu überbuchen – falls Sie das möchten. Eine Anleitung über die Detailansicht von Gruppenterminen und deren Funktionen finden Sie hier.

Kategorien können Terminen und Events zugewiesen werden und helfen Ihnen, diese besser unterscheiden und farblich trennen zu können. Die Anleitung für Kategorien finden Sie hier.

Ihr Buchungswidget können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Die Egal-wer Funktion ermöglicht es dem Kunden, einen Termin zu buchen und es spielt ihm dabei keine Rolle, bei welchem Ihrer Mitarbeiter dieser stattfindet. Somit werden alle freien Termine zu dieser Dienstleistung für ihre Kunden angezeigt. Sie können in den Einstellungen auswählen, ob ihre Termine und Gruppentermine online buchbar sein sollen oder diese deaktivieren. Ausserdem bestimmen Sie, welche Informationen vom Kunden standardmässig abgefragt werden sollen, wie bspw. die Kundenadresse, die Telefonnummer oder das Mitteilungsfeld. Sowohl das Buchungsintervall und die Terminvorlaufzeit können einzeln definiert werden. Ihr Buchungswidget können Sie in ihren eigenen Farben gestalten und diese gleich als Vorschau anzeigen lassen. Falls Sie die neusten Verbesserungen nutzen möchten, können Sie den Beta-Modus aktivieren. Mehr dazu gibt es hier. Das Buchungswidget hat viele verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, um möglichst allen Wünschen gerecht zu werden. Eine Anleitung und Erklärung zu allen Funktionen findest du hier.

Calenso erstellt automatisch eine eigenen Seite nur mit Ihrem Buchungswidget. Nutzen Sie diese, falls Sie keine eigene Webseite besitzen oder die online Terminbuchung nur für einzelne Personen zugänglich machen möchten. Wie Sie zu Ihrer Microsite gelangen, erfahren Sie hier.

Durch die Aktivierung der Warenkorbfunktionalität ermöglichen Sie Ihren Kunden die Buchung von mehreren Dienstleistungen pro Buchung. Die Einstellung können Sie hier (Punkt 5) vornehmen.

Die Integration des Buchungswidgets ist sehr einfach. In Ihrem Account finden Sie detaillierte Anleitungen, wie Sie es in Ihre eigene Webseite, auf Ihren Social Media Accounts oder auf Google einrichten können. Alle Anleitungen gibt es auch als Video. Hier finden Sie alle Integrations-Anleitungen. Mehr zur Integration erfahren Sie hier.

In Ihren allgemeinen Profileinstellungen finden Sie den Account-Einrichtungsassistent. Dieser führt Sie Schritt-für-Schritt durch Ihre allgemeinen Einstellungen. Somit pflegen Sie Ihre Stammdaten, Dienstleistungen, Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Fahrzeuge etc.), Verfügbarkeiten und Integrationen. Natürlich finden Sie die einzelnen Einstellungen auch unter Ihrem Profil und Sie müssen nicht zwingend den Assistenten benutzen. Hier gibt's ein Video zur Einrichtung Ihres Accounts mit dem Einrichtungsassistenten.

Ihre Dienstleistungen können Sie auch nach Ihrem Belieben einrichten. Geben Sie ihnen einen Namen, bestimmen Sie die Kategorie der Dienstleistung, die Dauer, den Preis (Ausblenden oder kostenlos ist ebenfalls möglich), die MWST Angabe und die Beschreibung. Ausserdem können Sie Ihre Dienstleistungen ganz einfach in mehreren Sprachen pflegen. Mehr dazu finden Sie unter der Funktion Mehrsprachigkeit. Alle Anleitungen zu deinen Dienstleistungen finden Sie hier.

Sie können unterschiedliche Ressourcen definieren. Als Ressourcen zählen Mitarbeiter, Fahrzeuge, Räume, Parkplätze etc. Diese können Sie pro Filiale definieren und ihnen unterschiedliche Fähigkeiten zuordnen. Die Fähigkeiten bestimmen, für welche Dienstleistungen die entsprechende Ressource gebucht werden kann. Sie können für ihre Mitarbeiter in der Übersicht auch ein neues Passwort setzten. Ihre Mitarbeiter können viel weniger Einstellungen vornehmen, Sie als Chef behalten die Übersicht und machen als einziger Änderungen. Alle Anleitungen zu Ihren Ressourcen finden Sie hier.

Definiere für Ihre Ressourcen unterschiedliche Verfügbarkeiten pro Tag. Gleichzeitig können Sie pro Ressource Abwesenheiten erfassen, z.B. aufgrund von Feiertagen oder Ferien. Alle gängigen Feiertage können Sie direkt von Calenso importieren. Geben Sie die PLZ ein und die Feiertage für diese Region werden automatisch importiert. Die Anleitung für alle An- und Abwesenheiten können Sie hier aufrufen.

Falls Sie mehrere Standorte von Ihrem Unternehmen haben, können Sie diese ganz einfach erstellen. Im Anschluss definieren Sie, welche Ressource an welchem Standort verfügbar ist. Ihre Kunden können im Buchungswidget eine Filiale auswählen und nur die vor Ort verfügbaren Ressourcen werden angezeigt. Alle Anleitungen zu den Filialen finden Sie hier.

Calenso ist mehrsprachig! Pflegen Sie Ihre Dienstleistungen ganz einfach in vier Sprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch). Je nachdem welche Browsersprache Ihr Kunde eingestellt hat, wechselt das Buchungswidget automatisch auf die entsprechende Sprache. Ihr Kunde kann das Widget im unteren Bildrand nach Belieben umstellen. Übrigens ist auch Ihr MyCalenso in diesen vier Sprachen eingerichtet. Stellen Sie Ihre persönlich favorisierte Sprache ein. Erfahren Sie mehr über die Mehrsprachigkeit hier. Die Mehrsprachigkeit kann auf Ihre Dienstleistungen, Buchungsfragen und vieles Mehr angewandt werden. Die Anleitungen dazu finden Sie hier.

Mittels Buchungsfragen können Sie von ihren Kunden bereits vor dem Termin weitere Informationen erhalten. Als Auswahl stehen Ihnen Drop-Down Auswahlfelder, Textfelder, Ankreuz-Fragen, Input-Feld (max. 255 Zeichen) und Datei-Uploads. Sie können Ihre Buchungsfragen auf eine Dienstleistung abhängig machen, weil nicht für jede Dienstleistung dieselben Fragen Sinn machen. Ihre AGB’s können Sie bequem durch eine Buchungsfrage akzeptieren lassen und als Link hinterlegen. Die Video-Anleitungen zur Erstellung von Buchungsfragen finden Sie hier.

Ihre Kunden können beim Abschluss der Terminvereinbarung Dateien hochladen, falls Sie Ihnen das ermöglichen. Die hochgeladenen Dateien können anschliessend beim Kunden oder unter dem Terminlink angesehen und verwaltet werden. Sehen Sie sich die Video-Anleitung hier an.

Calenso verwendet für die Kommunikation mit Ihren Kunden standardmässige Vorlagen. Diese können Sie beliebig in Ihren eigenen Worte abändern. Die Vorlagen sind geordnet nach Kommunikationszweck (z.B. Erinnerung, Stornierung etc.) und sowohl in Du- als auch in Sie-Form abgelegt. Je nachdem, welche Kommunikationsform Sie anwählen, werden die entsprechenden Nachrichten per Mail oder SMS versendet. Hier finden Sie die Video-Anleitung zur Änderung der Kommunikationsvorlagen.

Ihre Kunden und Sie können einen Termin stornieren. Sie geben vor, wie viel vor dem Termin eine Stornierung möglich ist. Falls Ihre Kunden die Dienstleistung(en) bereits online vorausbezahlt haben, wird ihnen der Betrag bei einer Stornierung automatisch rückvergütet. Natürlich können Sie auch von Ihrer Seite aus einen Termin stornieren. Hier zeigen wir Ihnen, wie das aus Ihrer und aus Kundensicht aussieht.

Die monatliche Gebühr wird Ihnen erst nach Ablauf der Testphase belastet. Sprich, 14 Tage später wird die erste Gebühr fällig. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen Sie auch keine Kreditkarteninformationen angeben - ausser Sie verwenden Online Bezahlungen. Sowohl Ihre Einnahmen, als auch Ihre Bezahlungen laufen über den zuverlässigen und sicheren Drittanbieter Stripe. Sie benötigen lediglich ein Stripe Konto, welches schnell und einfach eingerichtet wird. Keine Angst, wenn keine Kreditkarte hinterlegt ist und Sie diese 14 Tage erreichen, wird Ihnen keine Rechnung gestellt. Ihr Buchungswidget wird lediglich deaktiviert, bis die Zahlung eintrifft. Alle Informationen zu Stripe und der sicheren Bezahlung finden Sie hier.

In Ihrem Profil sehen Sie alle Benachrichtigungen von Calenso. Dies umfasst Probleme, Ankündigungen, Warnungen und Informationen.

Alle Übersichten enthalten eine praktische Filtermöglichkeit, damit Sie Kunden, Termine, Gruppentermine etc. noch einfacher finden.

Ihre Dienstleistungen und Events können Sie bequem mittels Drag-and-drop verschieben und anders anzeigen lassen. Versuchen Sie es aus – nichts ist einfacher als das.

Analytics kann im Calenso Buchungswidget integriert werden. Dies macht nur Sinn, wenn die Calenso Microsite verwendet wird, damit die Buchungen korrekt getrackt werden können. Mit dem Google Tag Manager können ausserdem noch weitere Informationen gezogen werden, wie z.B. Anzahl Termin- und Eventbuchungen, Top-Mitarbeiter, Top-Dienstleistung und welche Kategorie am beliebtesten ist. Alles zu Google Tag Manager und die Verknüpfung finden Sie hier.

Mit einem Direktlink können Ihre Kunden die gewünschte Dienstleistung bereits im Voraus auswählen. Durch die "Egal-wer"-Funktion (siehe Funktion Buchungswidget) werden alle verfügbaren Termine für diese Dienstleistung angezeigt. So gelangen Ihre Kunden direkt zur Kalenderübersicht, um einen freien Termin auszuwählen.

In Ihrem Profil können Sie einmalige und wiederkehrende Module hinzubuchen. Unter den einmaligen Modulen finden Sie die vollständige Einrichtung durch einen Calenso-Mitarbeiter, eine Produktschulung vor Ort oder online, den Premium-Support (telefonische Unterstützung) und speziell angeforderte Zusatzentwicklungen. Die wiederkehrenden Module werden monatlich bezahlt und können immer zum Ende des Monats gekündigt und deaktiviert werden. Dazu gehört das eigene Branding (Ihr Logo) und das Whitelabeling, bei dem alle Calenso-Referenzen entfernt werden und das Branding inklusive ist. Sehen Sie sich die Übersicht hier an.