Referenzbericht: Uniqa setzt auf Calenso

Uniqa modernisiert Terminmanagement mit Calenso

Das ReCon-Team von UNIQA Insurance nutzt Calenso zur effizienten Terminvereinbarung mit rund 20 Kundenberatern – für Bestands- wie auch Neukunden. Alle Gespräche finden über die sichere Videoberatungsplattform von Unblu statt.

Dank Calenso konnte UNIQA eine standardisierte, benutzerfreundliche und datenschutzkonforme Lösung etablieren, die exakt auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist – etwas, das mit MS Bookings nicht möglich war.

Calenso konnte diese Anforderungen mit einer Enterprise-fähigen Omnichannel-Lösung umfassend erfüllen. Mittels intelligenter Buchungslogik, flexibler Terminlinks, automatisierter Kommunikation und vollständiger Integration profitieren sowohl Kund:innen als auch Mitarbeitende von einer deutlichen Effizienzsteigerung.

Herausforderungen

Vor der Einführung von Calenso stand Uniqa vor mehreren Herausforderungen, die eine Neuausrichtung des Terminmanagements notwendig machten. Die zuvor eingesetzte Lösung konnte die gewachsenen Anforderungen eines international agierenden Versicherers nicht mehr abbilden.

Die fünf grössten Herausforderungen im Überblick:

1. Unzureichende Kanalintegration

Die Kombination von physischer Beratung, Video-Calls via Microsoft Teams und Rückrufwünschen erforderte manuelle Workflows und führte zu häufigen Medienbrüchen im Kundenerlebnis.

2. Komplexe Standortstruktur in mehreren Ländern

Mit Berater:innen in mehr als 20 Ländern war eine dynamische Standortlogik unerlässlich – inklusive sprachlicher Anpassung und länderspezifischer Verfügbarkeiten.

3. Uneinheitliche Kundenkommunikation

Kund:innen erhielten keine automatisierten Buchungsbestätigungen oder individuell angepassten Informationen. Das führte zu vermehrten Rückfragen und hohem Serviceaufwand.

4. Begrenzte Skalierbarkeit und Administration

Die dezentrale Buchungslogik war nicht mehr wartbar. Eine zentrale Verwaltung aller Standorte und Teams war nicht möglich, was zu Inkonsistenzen und fehleranfälligen Prozessen führte.

5. Fehlende Analyse- und Steuerungsmöglichkeiten

Die Auswertung von Buchungsdaten und Nutzerverhalten war mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Echtzeit-Daten für das Management fehlten vollständig.

Die Lösung: Calenso als zentrale Plattform für Online-Terminprozesse bei Uniqa

Um den Anforderungen an Effizienz, Automatisierung und Skalierbarkeit gerecht zu werden, entschied sich Uniqa für die Einführung von Calenso als unternehmensweit einheitliche Buchungsplattform. Die Lösung wurde länderübergreifend auf die unterschiedlichen Bedürfnisse angepasst und technisch wie organisatorisch tief integriert.

Zentrale Funktionen der Lösung:

1. Omnichannel-Buchung für maximale Flexibilität

Ob vor Ort, online via Microsoft Teams oder telefonisch – alle Kanäle sind in einem einheitlichen Prozess abbildbar. Kund:innen wählen bei der Buchung ihren bevorzugten Kanal, das System koordiniert alles automatisch im Hintergrund.

2. Intelligente Standortverwaltung mit Lokalisierung

Dank intelligenter Standortlogik sehen Kund:innen nur verfügbare Optionen in ihrem Land oder ihrer Region – inklusive sprachlicher Anpassung der Benutzeroberfläche und Kommunikation.

3. Automatisierte, CI-konforme Kommunikation

Nach der Buchung erhalten Kund:innen automatisierte E-Mails mit allen Informationen: Kalendereintrag (ICS), Teams-Link oder Adresse mit Routenbeschreibung. Die Inhalte sind markenkonform und lassen sich zentral verwalten.

4. Skalierbare Architektur für internationale Teams

Calenso funktioniert reibungslos über alle Ländergrenzen hinweg. Die Administration erfolgt zentral durch das Headquarter, während lokale Teams ihre Verfügbarkeiten eigenständig verwalten können.

5. Umfassendes Reporting & Analytics

Über ein zentrales Dashboard kann Uniqa in Echtzeit Buchungsverhalten, Kanalpräferenzen und Auslastung einsehen – nach Region, Team oder Zeitfenster. Diese Daten dienen als Grundlage für strategische Entscheidungen.

Beispiel Online-Terminvereinbarug bei der Uniqa Insurance

Warum UNIQA auf Calenso setzt – und nicht auf Microsoft Bookings

Microsoft Bookings konnte unsere zentralen Anforderungen nicht erfüllen: Die fehlende Möglichkeit zur Integration von Qualifizierungsfragen erschwert die gezielte Vorbereitung der Berater. Zudem ließ sich das Buchungsformular weder im Design noch in der Funktionalität an unsere Corporate Guidelines und Prozesse anpassen. Eine standardisierte User Experience über alle Touchpoints hinweg war mit Bookings schlichtweg nicht möglich. Maßgeschneiderte Anpassungen und spezifische Anwendungsfälle – etwa die Kombination von Calenso mit Unblu für sichere Video-Beratungen – sind dort nicht umsetzbar.

Calenso überzeugte uns dagegen mit einer hands-on Mentalität, tiefem Verständnis für Terminprozesse sowie hoher Servicequalität. Besonders hervorzuheben sind die hohe Flexibilität des Systems, die rasche Time-to-Value durch kurze Ramp-up-Zeiten und der schnelle, kompetente Support. Auch aus rechtlicher Sicht erfüllt Calenso sämtliche Anforderungen an Datenschutz und Compliance gemäß DSGVO. Die Lizenzstruktur ist transparent und flexibel skalierbar.

Im operativen Alltag bewährt sich Calenso besonders im Bereich hybrider Meetings (z. B. Online-Beratungen) und im klassischen Vertriebsprozess – mit messbaren Erfolgen. Durch individuell konfigurierbare Terminstrecken konnten wir die Conversion Rates im Sales Funnel signifikant steigern.

Ergebnisse & Mehrwert für Uniqa

Die Einführung von Calenso hat Uniqa geholfen, das Terminmanagement nicht nur zu modernisieren, sondern strategisch neu aufzustellen. Das Ergebnis: ein verbessertes Kundenerlebnis, effizientere Prozesse und klare Wettbewerbsvorteile in der digitalen Kundenberatung.

1. Spürbare Verbesserung der Customer Experience

Der medienbruchfreie und individualisierte Buchungsprozess führt zu höherer Kundenzufriedenheit. Rückfragen und Terminänderungen konnten deutlich reduziert werden.

2. Effizienzsteigerung und Zeitersparnis im Innendienst

Durch die Automatisierung von Buchungsprozessen und Kommunikation sparen die Teams täglich mehrere Stunden an administrativem Aufwand.

3. Höhere Transparenz und bessere Steuerbarkeit

Mit Hilfe der Reporting-Funktionen kann das Management gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung ableiten – datenbasiert und in Echtzeit.

Individuelle Landingpages pro Filiale:

Über Calenso:

Calenso ist ein Schweizer Softwareunternehmen, das auf digitales Terminmanagement spezialisiert ist und effiziente Lösungen für Unternehmen aus verschiedenen Branchen bietet. Mit einem klaren Fokus auf Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit setzen führende Unternehmen aus den Bereichen Versicherung, Recht, Einzelhandel und Beratung auf die Terminlösung von Calenso, um die betriebliche Effizienz und die Kundenbindung zu steigern.