Anzahl Mitarbeiter
200
In Verwendung von
Internationale Beratungen
Hauptsitz
Zürich
Branche
- Beratung
Use Case
- Online-Terminvereinbarung für Beratungstermine
Rund um die Uhr zum persönlichen Beratungstermin
Ausgangslage
Möchte ein Schweizer Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen im Ausland verkaufen, z.B. in Frankreich oder Kanada, oder seine Strategie für den Export in den chinesischen Markt neu organisieren, kann es rund um die Uhr einen Beratungstermin beim zuständigen S-GE-Berater für das entsprechende Land buchen.
Was vor wenigen Jahren noch telefonisch oder via E-Mail-Korrespondenz erledigt wurde, ist heute dank der Online-Terminvereinbarung von Calenso vollständig automatisiert. Keine Doppelbuchungen mehr, automatische CRM-Integration, reduzierter Aufwand und eine erstklassige User Experience.
Umstellung auf Calenso bewährt sich von Anfang an
Seit 2018 ist Calenso bei S-GE als “Core-Business-Prozess” im täglichen Einsatz. Zu Beginn wurde die Terminsoftware in einfachem Setup eingesetzt und die Besucher der Website von S-GE wurden auf eine externe Buchungsseite weitergeleitet, wo sie 7/24 einen Termin vereinbaren konnten. Im Laufe der Jahre hat sich Calenso als intelligente Lösung immer mehr in die Geschäftsprozesse von Switzerland Global Enterprise integriert.
Mittlerweile setzt bei S-GE ein cross-funktionales Team Calenso und dessen Funktionen bestmöglich ein. Das Buchungs-Widget ist im eigenen Design auf der Website integriert, Kunden können in vier Sprachen einen Termin vereinbaren, die Daten werden automatisch ins CRM eingepflegt und die Bestätigungsmail kommt ganz im Design von S-GE daher. Auch die Kalender der Berater werden in Echtzeit auf Verfügbarkeit geprüft und die Termine vollautomatisch eingetragen.
Interview mit S-GE
Calenso hat gemeinsam mit dem cross-funktionalen Team von S-GE ein Interview durchgeführt, in dem über die langjährige Zusammenarbeit gesprochen wurde.
Was waren eure Anforderungen für eine Online-Terminvereinbarungs-Lösung?
Vor Calenso hat unser Backoffice die Termindaten per E-Mail erhalten und sie anschliessend manuell im Kalender der Beraterin/des Beraters und in unserem CRM-System eingetragen. Es kam dadurch teilweise zu Terminkollisionen, weil die manuelle Terminerfassung zeitversetzt erfolgte. Eine Automatisierung der Terminbuchung war zwingend notwendig – damit die Termine in real-time in die jeweiligen Kalender der Berater eingetragen werden und Terminkollisionen vermieden werden konnten.
Calenso unterstützt die Mehrsprachigkeit, welches für uns als internationales Unternehmen mit Standorten in allen Schweizer Landesteilen entscheidend ist.
Wie gut kam die Online-Terminvereinbarung bei den Beratern an?
Alle realisierten, wie viel Zeit und Aufwand gespart werden konnte und der Vorteil für die Kunden stach deutlich hervor.
Wo siehst du die Vorteile von Calenso?
Wir haben Calenso direkt an unser bestehendes CRM-System angebunden, d.h. wenn ein Berater eine neue Terminbuchung erhält, wird diese automatisch in den Kalender eingetragen, ein Bestätigungsmail an die Kundin ausgelöst und alle notwendigen Informationen werden vollautomatisch in unser CRM-System eingetragen. Auch die Auswertungen in unserem Reporting erfolgen auf diese Weise automatisch. So ist heute der gesamte Beratungsprozess, der früher manuell durchgeführt wurde, fast vollständig automatisiert. Dadurch profitieren wir von einer grossen Zeiteinsparung beim Backoffice.
Die Terminbuchung ist für unsere Kunden rund um die Uhr verfügbar. Die Nutzer sind nicht an die Öffnungszeiten von S-GE gebunden, sondern können einen Termin 24/7 buchen.
Weshalb legt ihr Wert auf einen 24/7 Service?
Unsere Zielgruppe sind in erster Linie KMU. Gerade kleinere Unternehmen sind stark ins Tagesgeschäft eingebunden. Dass sie Termine jederzeit buchen können und notwendige Informationen ohne grossen Aufwand erhalten, ist ein grosses Bedürfnis. S-GE bietet den Kunden mit Calenso einen grossen Mehrwert: Mit ein paar Klicks können Unternehmen auch einmal ausserhalb der Geschäftszeiten in Ruhe einen Beratungstermin online bei S-GE buchen.
Ihr habt Calenso individuell an die Designsprache von S-GE angepasst, weshalb?
Mit dem angepassten Design haben wir einen Mehrwert unseren Kunden geschaffen und dabei die Usability sowie die nahtlose User Journey weiter optimiert. Das Terminbuchungstool ist dadurch besser in unsere Website integriert.
Vom Support bis zum Datenschutz: das All-in-one-Sorglos-Paket
Die Online-Terminvereinbarung ist für S-GE ein wichtiger Bestandteil des Businessprozesses. Mit Calenso haben wir eine Supportvereinbarung und einen persönlichen Ansprechpartner.
Wo siehst du die Vorteile von Calenso im Vergleich zu Konkurrenzprodukten?
Calenso ist sehr einfach zu implementieren. Die Möglichkeit Calenso in eine bestehende Website benutzerfreundlich und aligniert mit dem Website CI/CD zu integrieren ist ein weiterer Vorteil. Calenso ist für den Administrator vielseitig konfigurierbar.
Ihr nutzt ausführliches Tracking und Reporting im Online-Buchungsprozess. Wie funktioniert das und wo seht ihr da die Vorteile?
Das Tracking haben wir über die letzten Jahre stark weiterentwickelt und nutzen dies für die Webanalyse und andere Reports. Dies unterstützt uns in der Weiterentwicklung des Tools sowie der Optimierung des Kundenerlebnisses.
