Digitale Verwaltung: Die Gemeinde Zollikon setzt auf Calenso

Herausforderungen in der Verwaltung: Wenn analoge Prozesse an ihre Grenzen stossen

Wie in vielen anderen Verwaltungen war auch in Zollikon die digitale Terminbuchung für die Gemeindelange ein klassischer Prozess – manuell und zeitintensiv. Der steigende Anspruch nach digitalen Services machte deutlich, dass es Zeit für Veränderung war. Wie viele andere Gemeinden suchte Zollikon nach einer effizienten Lösung, um den Aufwand im Terminmanagement zu reduzieren und den Bürgerservice zu modernisieren.

Dabei rückten die typischen Herausforderungen in den Vordergrund, mit denen viele Verwaltungen tagtäglich konfrontiert sind:

• Zusätzlicher Verwaltungsaufwand durch manuelle Terminvereinbarungen: Termine mussten telefonisch oder per E-Mail koordiniert werden. Oft waren mehrere Kontaktpunkte nötig, bis ein passender Zeitpunkt gefunden war – ein Prozess, der sowohl Bürger:innen als auch Mitarbeitende viel Zeit kostete.
• Eingeschränkte Buchungsmöglichkeiten: Terminvereinbarungen waren an die Schalterzeiten gebunden. Bürger:innen, die berufstätig sind, hatten kaum Gelegenheit, ausserhalb dieser Zeiten einen Termin zu buchen – im Gegensatz zu vielen anderen Lebensbereichen, in denen Buchungen heute einfach per App oder online möglich sind.
• Spontane Wartezeiten: Ohne strukturierte Terminplanung kam es häufig zu unvorhersehbaren Wartezeiten am Schalter – eine Belastung sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Besucher:innen.
• Unvorhersehbare Besucherströme: An manchen Tagen herrschte grosser Andrang, an anderen kaum Betrieb. Diese Schwankungen erschwerten die Planung und führten zu einer ungleichmässigen Auslastung der Mitarbeitenden.

Digitale Verwaltungsziele der Gemeinde Zollikon

Aus diesen Herausforderungen heraus hat die Gemeinde Zollikon konkrete Ziele definiert – mit dem klaren Fokus, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, Mitarbeitende zu entlasten und Bürger:innen einen zeitgemässen Service zu bieten:

• Mehr Struktur im Arbeitsalltag: Durch planbare Terminvereinbarungen können Mitarbeitende ihre Aufgaben besser organisieren und sich gezielter auf Gespräche oder Anliegen vorbereiten. Gleichzeitig profitieren Bürger:innen von klar geregelten Abläufen – Wartezeiten verkürzen sich, und Anfragen werden effizienter bearbeitet.
• Flexiblere Arbeitsweise: Digitale Prozesse schaffen neue Möglichkeiten, Aufgaben ortsunabhängig zu erledigen und Beratungsgespräche effizienter zu gestalten – etwa im Bereich Einbürgerung oder Steuern. Damit wird die Arbeit moderner, agiler und besser mit den heutigen Anforderungen vereinbar.

• Bürgerfreundlicher und zeitgemässer Service: Bürger:innen sollen einfach und selbstbestimmt mit der Verwaltung interagieren können – Termine rund um die Uhr online buchen, Anliegen digital vorbereiten und von transparenten Abläufen profitieren.

Damit geht Zollikon einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Terminbuchung in der Gemeinde und und entschied sich für eine Testphase mit Calenso.

„Wir wollten bei der Digitalisierung nicht auf andere warten. Gerade im Bereich Terminvereinbarung gibt es enorm viel Potenzial – Calenso hilft uns, dieses auszuschöpfen. Wichtig war uns dabei ein Partner, der die Bedürfnisse von Gemeinden wirklich versteht.““
– Nyle-Sven Werner, Projektleiter Digitalisierung

Warum Zollikon sich für eine Testphase mit Calenso entschieden hat

Nach der Analyse der bestehenden Abläufe war schnell klar: Eine digitale Terminbuchung bietet grosses Potenzial. Doch bevor ein flächendeckender Rollout erfolgen sollte, entschied sich Zollikon, Calenso zunächst in der Praxis zu erproben. Die Testphase sollte zeigen, wie eine digitale Terminbuchung der Gemeinde konkret im Alltag funktioniert und welchen Nutzen Mitarbeitende sowie Bürgerinnen und Bürger daraus ziehen.

Die Vorteile einer Testphase mit Calenso:

• Geringes Risiko: Die Gemeinde kann das System unter realen Bedingungen testen, ohne sofort eine langfristige Verpflichtung einzugehen.
• Schnelle Ergebnisse: Bereits nach wenigen Wochen werden messbare Verbesserungen sichtbar – etwa kürzere Wartezeiten und strukturiertere Abläufe.
• Praxisnahe Erkenntnisse: Rückmeldungen der Mitarbeitenden und Bürger fliessen direkt in die weitere Optimierung ein.
• Individuelle Begleitung: Das Calenso-Team unterstützt persönlich beim Setup, Schulung und Feintuning der Terminlogik.
• Fundierte Entscheidungsbasis: Am Ende der Testphase kann die Gemeinde auf realen Erfahrungswerten aufbauen, bevor sie den Einsatz ausweitet.

Diese strukturierte Herangehensweise schafft Vertrauen, sorgt für Akzeptanz bei allen Beteiligten und legt den Grundstein für einen erfolgreichen, langfristigen Einsatz von Online-Terminbuchung mit Calenso.

Die Lösung: Calenso als digitale Terminplattform für Gemeinden

In der Testphase wurde Calenso in Zollikon in drei Ämtern eingeführt – der Einwohnerkontrolle, dem Steueramt und dem Betreibungsamt – mit mehreren buchbaren Ressourcen. Von Beginn an war das Ziel klar: mehr Struktur im Arbeitsalltag, flexiblere Abläufe in der Verwaltung und ein bürgerfreundlicher, moderner Service.

Dank der Online-Terminbuchung von Calenso lassen sich viele Anliegen bereits im Voraus planen, was spontane Besucherströme reduziert, die Wartezeiten verkürzt und das Personal spürbar entlastet. Gleichzeitig können Bürger:innen Termine rund um die Uhr selbstständig buchen – unabhängig von Öffnungszeiten oder Standort. So profitieren Verwaltung und Bevölkerung gleichermassen von klaren Prozessen, besserer Planbarkeit und zeitgemässer digitaler Interaktion.

Mit Calenso setzt Zollikon auf eine digitale Terminbuchung der Gemeinde, die Prozesse über mehrere Ämter hinweg vereinheitlicht.

Online Terminvereinbarung in der Gemeindeverwaltung

Diese Services bietet Zollikon bereits online an

• Zuzug/Anmeldung innerhalb der Schweiz
• Adressänderungen
• Verlängerung von Ausländerausweisen
• Steuererklärung
• Themen rund um Steuern
• Beglaubigungen und allgemeine Auskünfte
• Erstellung Identitätskarte
• Inventarisation

So setzt Zollikon Calenso im Alltag ein

Seit Beginn der Testphase ist Calenso fester Bestandteil des täglichen Ablaufs in der Gemeinde Zollikon. Bürgerinnen und Bürger können ihre Termine bequem über die Website oder den QR-Code auf den Outdoorscreens buchen – rund um die Uhr, unabhängig von den Öffnungszeiten.

Ob Ausländerausweis, Adressänderung oder Beglaubigung – über Calenso finden Bürgerinnen und Bürger direkt die passenden Zeitfenster bei den zuständigen Mitarbeitenden. Im Hintergrund sorgt Calenso dafür, dass jeder Termin automatisch der richtigen Ansprechperson zugewiesen wird. Der Alltag zeigt deutlich, wie stark eine digitale Terminbuchung der Gemeinde den Schalterbetrieb entlastet und gleichzeitig mehr Transparenz für Bürgerinnen und Bürger schafft.

Die Mitarbeitenden erhalten den Termin direkt in ihrem Outlook- oder Office 365-Kalender, ohne manuelle Pflege oder Doppelbuchungen. Automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS stellen sicher, dass Termine seltener vergessen oder kurzfristig abgesagt werden. Das entlastet die Verwaltung und sorgt für ruhigere Abläufe am Schalter.

„Die Mitarbeitenden und Bürger:innen sind begeistert vom einfachen Handling und der technischen Umsetzung. Das System ist intuitiv, stabil und im Alltag leicht verständlich – auch für weniger digital affine Nutzer:innen.“
– Nyle-Sven Werner, Projektleiter Digitalisierung

Besonders wichtig war der Gemeinde auch das Thema Datenschutz. Mit der sicheren Datenverarbeitung „Swiss Made“ und DSGVO-Konformität erfüllt Calenso die hohen Anforderungen öffentlicher Institutionen in der Schweiz. Dies ist ein entscheidender Faktor für das Vertrauen aller Beteiligten.

So wird aus einem einst manuellen Prozess ein moderner, effizienter und bürgerfreundlicher Service, der den Alltag für Verwaltung und Bevölkerung spürbar vereinfacht.

Ein Blick in die Zukunft

Schon nach den ersten Wochen der Testphase wird deutlich: Die digitale Terminbuchung kommt bei Mitarbeitenden und Bürger:innen gut an. Das Handling überzeugt durch Einfachheit und Stabilität – sowohl technisch als auch im täglichen Gebrauch. Das untermauert, dass die digitale Terminbuchung der Gemeinde erhebliches Potenzial hat, Abläufe langfristig zu strukturieren und den Service zu verbessern.

Die Gemeinde Zollikon sieht in Calenso grosses Potenzial für eine nachhaltige Strukturierung ihrer Terminprozesse. Erste Rückmeldungen zeigen, dass die digitale Lösung den Alltag spürbar vereinfacht und neue Möglichkeiten eröffnet – etwa die orts- und zeitunabhängige Buchung von Terminen.

Besonders eindrücklich zeigt sich das an einem Beispiel aus der Praxis: Bereits in den ersten Wochen ging eine Terminbuchung mitten in der Nacht ein. Dieses Ereignis verdeutlicht, wie stark der Bedarf nach flexiblen, jederzeit zugänglichen Services ist.

„Wenn die Öffnungszeiten künftig angepasst sind, wird ein Tool wie Calenso noch stärker in den Vordergrund rücken. Dann braucht es genau diese Struktur – und das Potenzial ist da.“
– Nyle-Sven Werner, Projektleiter Digitalisierung

Der erfolgreiche Start der Testphase zeigt, dass Potenzial in der digitalen Terminbuchung steckt. Verläuft die Testphase weiterhin positiv, wird Zollikon den Einsatz von Calenso auf weitere Ämter prüfen – mit dem Ziel, den Bürgerservice noch effizienter, planbarer und digitaler zu gestalten. Die Testphase läuft noch bis Ende 2025.

Von der Testphase zum Vorbild: Zollikon gestaltet die Zukunft der Verwaltung

Mit der laufenden Testphase beweist die Gemeinde Zollikon eindrucksvoll, dass digitale Verwaltung funktioniert, wenn Technologie und Menschen gemeinsam an einem Ziel arbeiten – für mehr Effizienz, Bürgernähe und Servicequalität.

Die bisherigen Ergebnisse zeigen, welches Potenzial in der digitalen Terminbuchung steckt. Wir freuen uns darauf, die Gemeinde auch in den nächsten Schritten zu begleiten und gemeinsam herauszufinden, in welchen weiteren Bereichen Calenso künftig unterstützen und Mehrwert schaffen kann. Zollikon zeigt schon heute, wie moderne Bürgerservices in Zukunft aussehen werden.

Digitale Terminbuchung in Gemeinden und Behörden: Mehr Einblicke

Neugierig, wie weitere Behörden das Teminmanagement effizienter gestalten? Hier erfahren Sie alles rund um Calenso im Einsatz bei Behörden.