Gemeinde Regensdorf vereint Tradition und Innovation mit Calenso

Die Gemeinde Regensdorf scheut sich nicht vor Veränderungen. Mit dem Ziel, Tradition und Innovation zu vereinen, suchte die Gemeinde nach einer modernen Online-Terminvereinbarung, um ihren Bürgern eine flexible und zeitgemässe Terminvereinbarung zu ermöglichen. 

Die Einführung von Calenso hat es der Gemeinde Regensdorf ermöglicht, ihre Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig bürgernah zu bleiben. Diese Case Study zeigt, wie Regensdorf veraltete Terminvereinbarungsprozesse überwand und ihre Position als fortschrittliche Verwaltung stärkte.

Ein Blick hinter die Kulissen

Debora Isufi, die Direktionsassistentin des Gemeindeschreibers der Gemeinde Regensdorf, bringt über 15 Jahre Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung mit sich. Mit Stationen in den Städten Dübendorf und Bülach hat sie umfangreiche Kenntnisse und ein tiefes Engagement für die öffentliche Dienstleistung entwickelt. Seit zwei Jahren setzt sie diese Expertise in Regensdorf ein und unterstützt die Gemeinde tatkräftig dabei die Ziele zu erreichen. 

Die Gemeinde Regensdorf ist mit seinen ca. 20’000 Einwohnern ein moderner und attraktiver Lebens- und Arbeitsort. Die Gemeinde strebt danach, eine Kultur der Partizipation und Innovation zu fördern, ohne dabei ihre traditionellen Werte aus den Augen zu verlieren. Diese Balance zwischen Tradition und Fortschritt macht Regensdorf zu einem Vorreiter im modernen Bürgerservice und zu einem begehrten Wohnort in der Region.

Herausforderung: Tradition und Innovation vereinen

Die Gemeinde Regensdorf stand vor der Aufgabe, traditionelle Werte und moderne Technologien zu verbinden. Ein Hauptanliegen war es, den Bürgern flexible Kommunikationswege zu bieten, ohne die Möglichkeit, persönliche Gespräche zu verlieren. Der Gemeinderat beauftragte Marco Renggli, Leiter Innovation und Entwicklung, eine Buchungssoftware zu finden, die es ermöglicht, Termine nicht nur vor Ort, sondern auch per Video Call zu halten. Diese Anforderung stellte sicher, dass Regensdorf sowohl für die Bedürfnisse der Bürger als auch für die wachsenden administrativen Anforderungen gewappnet war.

Der Schritt zur Digitalisierung

Bei der Suche nach der passenden Online-Terminvereinbarungssoftware war es der Gemeinde wichtig, dass das neue System rechtskonform und an das Branding der Gemeinde anpassbar ist.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Calenso Ihre Verwaltungsprozesse modernisieren kann. 

Die Plattform sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein, um eine breite Akzeptanz bei den Bürgern zu gewährleisten. Zudem muss der Datenschutz sichergestellt werden, da der Umgang mit sensiblen Daten in der öffentlichen Verwaltung von höchster Priorität ist.

Warum Calenso?

Marco Renggli führte gründliche Recherchen durch und entschied sich für Calenso, da die Plattform alle Anforderungen der Gemeinde Regensdorf erfüllte. Calenso bot eine benutzerfreundliche Handhabung und eine flexible Software für Terminvereinbarungen. Besonders überzeugt hat die Möglichkeit, Termine “omnichannel” zu vereinbaren, also sowohl persönliche Treffen als auch Video-Calls und Telefonate zu koordinieren.

Wichtigste Produktmerkmale von Calenso

Calenso bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit für die Gemeinde Regensdorf deutlich verbessert haben:

• Benutzerfreundliche Handhabung: Die intuitive Bedienung der Plattform erleichtert die Nutzung sowohl für Bürger als auch für Verwaltungsmitarbeiter.
• Übersichtliche Darstellung: Termine und Verfügbarkeiten werden klar und strukturiert angezeigt, was die Planung vereinfacht.
• Vielseitige Nutzungsmöglichkeiten: Calenso ermöglicht die Vereinbarung von persönliche Beratung in der Gemeinde, Video Calls und Telefonaten.
• Einwandfreier Support: Der professionelle und freundliche Support von Calenso wird von der Gemeinde sehr geschätzt.
• Sicherheit: Calenso gewährleistet höchste Sicherheitsstandards, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.
• Mehrsprachigkeit: Die Plattform unterstützt mehrere Sprachen, um den diversen Bedürfnissen der Gemeinde gerecht zu werden.
• Anpassbarkeit: Calenso kann an das Branding und den spezifischen Auftritt der Gemeinde angepasst werden.

Alle Funktionen ansehen →

Integration in die Geschäftsprozesse

Die Plattform wurde über die E-Mitwirkungsplattform der Gemeinde “smart-regensdorf.ch” integriert. Derzeit wird Calenso hauptsächlich für die monatlichen Sprechstunden des Gemeindepräsidenten genutzt. Es ist jedoch geplant, diesen Service künftig auf die gesamte Verwaltung auszudehnen, um den Einwohnern einen noch besseren Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen zu bieten und den administrativen Termin-Aufwand der Gemeindemitarbeiter zu automatisieren.

Verbesserungen gegenüber der vorherigen 

Die vorherige Buchungsplattform der Gemeinde Regensdorf ermöglichte nur die Vereinbarung von Terminen vor Ort, was die Flexibilität einschränkte. Mit der Einführung von Calenso können nun auch Video Calls und Telefonate vereinbart werden, wodurch die Flexibilität und der Serviceumfang erweitert wurden. Diese vielseitigen Optionen ermöglichen es der Gemeinde, den Bürgern eine moderne und zugängliche Kommunikationsplattform zu bieten. Zudem wird der professionelle Kundensupport von Calenso besonders geschätzt.

Der Mehrwert und die Vorteile für die Gemeinde und ihre Bürger

Die Einführung von Calenso hat der Gemeinde Regensdorf einen klaren Mehrwert gebracht und die Servicequalität sowie die Erreichbarkeit verbessert. Bürger können jetzt flexibel und bequem Termine vereinbaren, sei es vor Ort, per Video Call oder telefonisch. Dies kommt besonders denjenigen zugute, die nicht die Möglichkeit haben, persönlich in die Gemeindeverwaltung zu kommen, wie beispielsweise ältere oder mobilitätseingeschränkte Personen.

Ein bedeutender Vorteil von einer Terminvereinbarungslösung wie Calenso ist, die Möglichkeit, Termine rund um die Uhr zu vereinbaren. Einwohner, die zuvor nur zu bestimmten Zeiten telefonisch Termine vereinbaren konnten, geniessen nun die Flexibilität einer 24/7-Online-Terminbuchung.

Darüber hinaus reduziert die Automatisierung der Terminvereinbarung nicht nur den Stress für die Bürger, sondern auch den administrativen Aufwand für die Gemeindemitarbeiter. Durch die digitale Terminvereinbarung werden Wartezeiten reduziert und die Effizienz gesteigert, was sowohl den Bürgern als auch den Mitarbeitern zugutekommt. Zudem trägt die Plattform dazu bei, die Verwaltungsvorgänge zu strukturieren und zu vereinfachen, was zu einer insgesamt besseren Servicequalität führt.