Digitale Terminbuchung in der sozialen Beratung: Caritas Speyer

Wenn Menschen in belastenden Situationen Unterstützung suchen, zählt oft jeder Tag. Der Caritasverband Speyer setzt deshalb auf digitale Terminbuchung, um den Weg in die Beratung so einfach wie möglich zu gestalten. Im Interview berichtet Marco Vatter, wie Calenso im Verband eingesetzt wird und welche Verbesserungen sich im Alltag zeigen.

Ausgangslage: Viele Beratungsangebote – komplexe Terminprozesse

Der Caritasverband Speyer betreibt rund 40 Einrichtungen und zählt rund 3’500 Mitarbeitende. Besonders wichtig sind die acht Beratungszentren, in denen Klientinnen und Klienten Unterstützung zu Themen wie Schuldnerberatung, Sozialberatung oder familiären Belastungen erhalten.

Vor der Einführung von Calenso waren die Terminprozesse zwar eingespielt, stiessen aber mehr und mehr an ihre Grenzen:

Das alte System war nicht mehr zeitgemäss.
Online-Terminbuchung war nur eingeschränkt möglich.
Standort- und Mitarbeiterzuordnung war zu starr.
Die Terminvergabe war mit hohem administrativen Aufwand verbunden.
Klientinnen und Klienten mussten Termine telefonisch oder vor Ort vereinbaren.

Gerade in der sozialen Beratung, wo der Erstkontakt oft mit Hemmschwellen verbunden ist, sollte die Terminbuchung einfacher werden.

Herausforderung: Niedrigschwelliger Zugang und effiziente interne Abläufe

Für den Verband war klar: Eine moderne Lösung muss zwei Dinge gleichzeitig leisten können:

Einfachen Zugang für Klientinnen und Klienten ermöglichen: Viele Menschen befinden sich in belastenden Situationen. Eine digitale Terminbuchung, ohne telefonischen Erstkontakt, schafft hier Erleichterung.
Mitarbeitende organisatorisch entlasten: Terminplanung, Ressourcenmanagement und die Abstimmung zwischen mehreren Standorten sollten einfacher und transparenter werden.

„Wir hatten vorher ein System, das grundsätzlich funktionierte. Aber es war einfach nicht mehr zeitgemäss und hat uns in der täglichen Arbeit immer häufiger eingeschränkt.“ – Marco Vatter, Assistent der Einrichtungsleitung im Caritaszentrum Kaiserslautern

Die Lösung: Calenso als zentrale Plattform für Terminvergabe in der sozialen Beratung

Nach einer internen Evaluierung entschied sich der Caritasverband Speyer für Calenso, um die digitale Terminvergabe in allen Beratungszentren auf eine moderne Basis zu stellen.

Zentrale Funktionen, die heute genutzt werden

Abbildung aller Beratungszentren und Aussenstellen

Online-Terminbuchung über die Website

Dienstleistungsorientierte Terminwahl (z. B. Schuldnerberatung)

Ressourcenmanagement für alle Beraterinnen und Berater

Outlook-Integration für transparente Kalenderansichten

„Schnellster Termin“-Funktion für besonders schnelle Terminvergabe

Individuell definierbare Terminslots durch die Berater

Damit wird der gesamte Beratungsprozess intuitiver, flexibler und für alle Beteiligten effizienter.

Implementierung: Klare Kommunikation, verständliche Einführung

Die Einführung erfolgte begleitet durch eine Projektgruppe in Speyer. Alle Mitarbeitenden der Beratungszentren wurden schrittweise an das neue System herangeführt. Besonders positiv hebt Marco Vatter die direkte Zusammenarbeit mit Calenso hervor.

„Die Einführung war sehr offen und transparent. Wir wurden gut begleitet und die Schulung war leicht verständlich.“ – Marco Vatter, Assistent der Einrichtungsleitung im Caritaszentrum Kaiserslautern

Ergebnisse: Mehr Buchungen, weniger Aufwand, bessere Erreichbarkeit

Die Zahlen aus dem Caritaszentrum Kaiserslautern sprechen für sich:

Knapp 6’500 Buchungen im Jahr 2024.
Auch 2025 wieder knapp 5’000 Buchungen.
Jeden Tag zahlreiche Terminvereinbarungen, sowohl online als auch telefonisch.
Standortübergreifende Zusammenarbeit im System ist problemlos möglich.

Vorteile für Klientinnen und Klienten

Niedrigschwelliger Zugang
Sofort sichtbare Terminverfügbarkeit
Vermeidung von Wartezeiten am Telefon
Flexible Online-Buchung rund um die Uhr

Vorteile für Mitarbeitende

Klare Übersicht über Ressourcen und freie Slots
Schnelle interne Terminvergabe per Outlook
Weniger manueller Aufwand
Bessere Abstimmung zwischen Standorten

„Wir arbeiten jeden Tag viel mit Calenso. Die Terminvergabe ist heute deutlich einfacher und schneller. Die Möglichkeit zur Selbstbuchung ist für viele Menschen ein grosser Vorteil.“ – Marco Vatter, Assistent der Einrichtungsleitung im Caritaszentrum Kaiserslautern

Praxisnahe Erfahrung: Warum Calenso für grosse Träger besonders geeignet ist

Ein entscheidender Punkt ist die Standortstruktur. Beratungsstellen in Kaiserslautern, Speyer oder Ludwigshafen nutzen alle dieselbe Plattform. Dadurch kann auch der interne Support effizient arbeiten.

„Ich kann mit meinem Zugang von Kaiserslautern aus für andere Zentren arbeiten, Mitarbeitende anlegen oder Einstellungen vornehmen. Das funktioniert alles ohne Aufwand und ist für uns ein grosser Vorteil.“ – Marco Vatter, Assistent der Einrichtungsleitung im Caritaszentrum Kaiserslautern

Gerade für grosse Verbände mit vielen Beratungsstellen ist eine zentral gesteuerte, aber flexibel anpassbare Terminlösung essenziell.

Fazit: Digitale Terminbuchung stärkt die soziale Beratung im Caritasverband Speyer

Die Einführung von Calenso zeigt, wie digitale Terminbuchung in der sozialen Beratung echten Mehrwert schafft:

Bessere Erreichbarkeit
Niedrigere Hürden für hilfesuchende Menschen
Effizientere Prozesse
ntlastung der Verwaltungsmitarbeitenden
Standortübergreifende ZusammenarbeitSo wird Beratung nicht nur digitaler, sondern vor allem zugänglicher — und das ist für soziale Einrichtungen ein entscheidender Fortschritt.

„Der Support ist für uns extrem wichtig und mit Calenso funktioniert er hervorragend. Es ist super unkompliziert, jemanden zu erreichen und selbst komplexere Themen werden schnell geklärt.“

Marco Vatter | Assistent Einrichtungsleitung, Caritaszentrum Kaiserslautern