Das Wort “Digitalisierung” ist omnipräsent – in Unternehmen, Ämtern, Behörden und darüber hinaus. Die ständige Präsenz dieses Begriffs spiegelt die unaufhaltsame Verschiebung in Richtung digitaler Prozesse wider. Jedoch mit dieser Entwicklung kommen auch Herausforderungen auf uns zu. Unternehmen, Behörden und Organisationen stehen vor der Aufgabe, den Bedürfnissen ihrer Bürger, Mitarbeiter und Stakeholder gerecht zu werden, während sie gleichzeitig nach mehr Effizienz streben. Obwohl die Digitalisierung eine Fülle von Chancen eröffnet, birgt sie auch Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

Was ist Bürgerservice? 

Bürgerservice ist ein integraler Bestandteil der öffentlichen Verwaltung, der darauf abzielt, die Bedürfnisse der Bürger anzusprechen. Im Zeitalter der Digitalisierung hat sich das Spektrum dieser Dienstleistungen erweitert und umfasst nun eine Vielzahl von digitalen Angeboten über Online-Portale, Apps und Plattformen. Das Hauptziel dieser digitalen Bürgerservices besteht darin, die Effizienz zu steigern und die Lebensqualität der Bürger zu verbessern.

Darüber hinaus gehören zum Bürgerservice eine Vielzahl von Informationsmaterialien. Diese umfassen Broschüren, die über verschiedene Leistungen und Möglichkeiten informieren, von Massnahmen zur Einbruchsprävention, die von der Polizei angeboten werden, bis hin zu Tipps zur Jobsuche und Informationen zu Leistungen wie Pflegegeld und Altersvorsorge.

Ergänzend bieten Behörden und Verwaltungen Informationsmaterialien wie Ortspläne und Entsorgungskalender an, um die Bürger über lokale Angelegenheiten und Dienstleistungen zu informieren. Diese Materialien tragen dazu bei, dass die Bürger gut informiert sind und die verschiedenen Dienstleistungen und Möglichkeiten nutzen können, die von den Behörden bereitgestellt werden.

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Beispiele für moderne Bürgerservices

Moderne Bürgerservices bieten eine breite Palette an digitalen Dienstleistungen, die das alltägliche Leben erleichtern. Neben der digitalen Abwicklung von Steuererklärungen und der Online-Beantragung von Dokumenten wie Personalausweisen und Führerscheinen können Bürger auch Verwaltungstermine bequem online vereinbaren. Diese Dienste bieten nicht nur Zugriff auf wesentliche Informationen, sondern ermöglichen auch eine zügige und effiziente Bearbeitung von bürokratischen Prozessen.

• Terminbuchung für Ämter und Behörden: Bürger können Termine für verschiedene Behördengänge einfach und bequem online vereinbaren. Dadurch werden Wartezeiten reduziert und der Verwaltungsprozess effizienter gestaltet.
• Bürgerdienste Online-Terminplanung: Durch die Möglichkeit, Termine für Bürgerdienste online zu planen, wird der Zugang zu wichtigen Behördendiensten erleichtert, wodurch die Flexibilität für die Bürger erhöht wird.
• Effiziente Beratung: Digitale Beratungsdienste ermöglichen es Bürgern, schnell und gezielt Informationen zu verschiedenen Themenbereichen zu erhalten, ohne lange Wartezeiten in Kauf nehmen zu müssen.
• Digitale Schalterbuchung: Die Online-Buchung von Terminen an digitalen Schaltern ermöglicht es den Bürgern, ihre Anliegen effizient und zeitsparend zu erledigen, ohne persönlich vor Ort erscheinen zu müssen.
• Öffentliche Verwaltung Terminsysteme: Durch moderne Terminsysteme in der öffentlichen Verwaltung wird die Terminvergabe und -verwaltung optimiert, was zu einer verbesserten Organisation und effektiveren Abläufen führt.
• Online Signatur: Die Möglichkeit zur digitalen Signatur von Dokumenten vereinfacht bürokratische Prozesse erheblich und beschleunigt die Bearbeitungszeiten für offizielle Unterlagen.
• Dokumente online beantragen: Durch die Online-Beantragung von Dokumenten wie Personalausweisen und Führerscheinen können Bürger nicht nur Zeit und Aufwand sparen, sondern auch die Bearbeitungszeiten verkürzen.

Vorteile der modernen Bürgerservices

Moderne Bürgerservices eröffnen zahlreiche Vorteile sowohl für die Einwohner als auch für die Verwaltung. Hier sind einige Beispiele:

Effizienzsteigerung und Kostensenkung

Digitale Bürgerservices wie Online-Beantragungen, digitale Meldeauskünfte oder Online-Terminvereinbarungen reduzieren den administrativen Aufwand deutlich. Beispielsweise ermöglicht die Online-Beantragung von Personaldokumenten eine erhebliche Zeitersparnis für beide Seiten. Behörden profitieren von automatisierten Prozessen, die weniger manuelle Eingriffe erfordern und dadurch Fehlerquellen minimieren. Gleichzeitig werden dadurch Ressourcen eingespart, die in andere wichtige Bereiche investiert werden können.

Verbesserte Zugänglichkeit und Flexibilität

Sie kennen es bestimmt: Sie möchten zur Bank oder zum Amt, aber die Öffnungszeiten von 09:00 bis 11:30 und 13:30 bis 17:00 passen nicht zu Ihrem geregelten Berufsalltag. Für viele Berufstätige sind diese Zeiten schlicht unmöglich, und lange Wartezeiten sind oft die Folge.

Durch die Digitalisierung werden Bürgerservices rund um die Uhr und von überall aus zugänglich gemacht. Einwohner können Dienstleistungen bequem von zu Hause oder unterwegs in Anspruch nehmen, ohne lange Wartezeiten in Kauf nehmen zu müssen. Diese flexible Erreichbarkeit erleichtert es Berufstätigen, ihre Angelegenheiten zu erledigen, und trägt zur Steigerung der Zufriedenheit bei.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Die Bereitstellung digitaler Bürgerservices trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern, indem sie den Bürgern einen einfacheren und schnelleren Zugang zu den benötigten Dienstleistungen ermöglicht. Dies führt zu einer positiven Wahrnehmung der Verwaltung und stärkt das Vertrauen der Einwohner in Ihr Bürgeramt, Ihre Gemeinde oder Ihre Verwaltung.

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Nachteile der Bürgerservices

Obwohl moderne Bürgerservices viele Vorteile bieten, gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die berücksichtigt werden müssen. Hier sind einige Beispiele:

Digitale Kluft und Zugangsbarrieren

Nicht alle Bürger haben gleichermassen Zugang zu digitalen Bürgerservices aufgrund unterschiedlicher Fähigkeiten oder technischer Ausstattung. Einige verfügen möglicherweise nicht über die erforderlichen Fähigkeiten oder den Zugang zu technischen Geräten. Dies kann dazu führen, dass einige Bevölkerungsgruppen nicht alle Vorteile der digitalen Angebote nutzen können.

Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Die Digitalisierung von Bürgerservices bringt auch Datenschutz- und Sicherheitsrisiken mit sich. Die Verwaltung sensibler Daten online birgt das Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen, was das Vertrauen der Bürger in die Sicherheit ihrer persönlichen Informationen beeinträchtigen kann.

Verlust persönlicher Interaktion

Bis sich die Bevölkerung an die digitale Umstellung gewöhnt hat, kann es einige Zeit dauern, bis diese neuen Prozesse vollständig akzeptiert werden. Dies kann insbesondere für Menschen herausfordernd sein, die die digitale Welt als komplex empfinden.

Sichere Infrastrukturen: Der Schlüssel zu moderner Verwaltung

Testen Sie die sicherste Online-Terminvereinbarung – Made in Switzerland! 

Ein Beispiel für eine solche sichere und vertrauenswürdige Softwarelösung ist Calenso, ein Schweizer Unternehmen, das Dienstleistungen für die Online-Terminvereinbarung und den digitalen Schalter anbietet. Die Nutzung von Calenso unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO und nDSG (Datenschutzgesetz der Schweiz). Die Calenso AG legt grossen Wert darauf, rechtskonforme, sichere und benutzerfreundliche Digitalisierungslösungen anzubieten, die zudem “Made in Switzerland” sind. Gleichzeitig berücksichtigt das Unternehmen die Bedürfnisse und Vorschriften seiner Nachbarländer wie Deutschland, Österreich und Liechtenstein.

Durch den Einsatz solcher verlässlichen und sicherheitsorientierten Softwarelösungen können Behörden nicht nur die Effizienz ihrer Prozesse steigern, sondern auch das Vertrauen der Bürger in die Digitalisierung stärken.

Die Bedeutung der Digitalisierung von Bürgerservices: Ein Blick auf die Zahlen

Die aktuellen Zahlen zeigen, dass ein erheblicher Bedarf besteht, die Digitalisierung von Bürgerservices voranzutreiben. Trotz des zunehmenden Einsatzes digitaler Technologien weisen deutsche Bürgerämter immer noch einen niedrigen Digitalisierungsgrad auf. 

Des Weiteren ist festzustellen, dass nur in einer Minderheit der Fälle die jeweiligen Dienstleistungen vollständig online abgewickelt werden können. Bei vielen Prozessen gibt es noch Medienbrüche, beispielsweise wenn Anträge online ausgefüllt werden können, aber am Ende noch ausgedruckt und unterschrieben werden müssen. Diese teilweise digitale Abwicklung führt dazu, dass die vollständig integrierte Bereitstellung von Diensten online noch sehr gering ist.

Ein Beispiel hierfür ist die Beglaubigung von Zeugnissen, bei der eine vollständige Abwicklung online allein technisch schwierig ist. Die Erhebung zeigt, dass die Beantragung eines Anwohnerparkausweises oder die Anforderung einer Abschrift der Geburtsurkunde in den meisten Bürgerämtern noch mit lediglich 9% online erledigt werden kann. Diese Zahlen verdeutlichen die Dringlichkeit, die Digitalisierung von Bürgerservices voranzutreiben, um den Bedürfnissen der Bürger gerecht zu werden und die Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.

Ein Vorbild des modernen Bürgerservice

Schritte zur Implementierung von Bürgerservices

Behörden, Kantone, Ämter und Verwaltungen digitalisieren

Die Integration digitaler Bürgerservices in kommunale Strukturen ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur modernen Verwaltung. Dabei ist es wichtig, nicht nur die technischen Aspekte zu berücksichtigen, sondern auch einen umfassenden Kulturwandel innerhalb der Verwaltung herbeizuführen.

Das gilt zu beachten:

• Technische Implementierung: Die Einführung digitaler Bürgerservices erfordert eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme und Prozesse. Dies erfordert nicht nur die Auswahl geeigneter Softwarelösungen, sondern auch die Anpassung und Aktualisierung vorhandener Systeme, um eine reibungslose Interaktion zu gewährleisten.
• Schulung der Mitarbeiter: Ein erfolgreicher Übergang zu digitalen Bürgerservices erfordert eine umfassende Schulung der Mitarbeiter. Diese müssen nicht nur mit den neuen Technologien vertraut gemacht werden, sondern auch die Fähigkeiten entwickeln, um effektiv mit ihnen umzugehen und den Bürgern den bestmöglichen Service zu bieten.
• Überdenken von Prozessen: Die Einführung digitaler Bürgerservices bietet die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu überdenken und anzupassen. Dies kann bedeuten, dass bestimmte Abläufe neu strukturiert werden müssen, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen und die Effizienz der Verwaltung zu steigern.
• Maximierung des Nutzens: Das ultimative Ziel bei der Integration digitaler Bürgerservices ist es, den grösstmöglichen Nutzen sowohl für die Einwohner als auch für die Verwaltung zu erreichen. Neben einer effizienten technischen Umsetzung ist es entscheidend, die Services ansprechend und verständlich zu präsentieren, um ihre Akzeptanz und Nutzung unter den Einwohnern zu fördern.

Durch eine ganzheitliche Betrachtung und Integration in kommunale und staatliche Strukturen können digitale Bürgerservices einen bedeutenden Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung leisten und gleichzeitig die Zufriedenheit der Bürger steigern.

Wie kann ich Bürgerservices digitalisieren?

Die Digitalisierung von Bürgerservices erfordert eine klare Strategie und die richtigen Werkzeuge. Ein Beispiel für die Digitalisierung eines Bürgerservices ist die Implementierung der Online-Terminvereinbarungen für Ihre Schalter.

Automatisierung von Terminen in der Behörde

Die Automatisierung von Terminvereinbarung und anderen Bürgerservices bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für die Einwohner als auch für die Verwaltung von Bedeutung sind. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Behörden effizienter arbeiten und den Bürgern einen besseren Service bieten. In den folgenden Abschnitten werden die Vor- und Nachteile der modernen Bürgerservices näher erläutert.

Terminbuchung im eigenen Design 

So könnte der Digitalisierungsprozess der Terminvereinbarung ausschauen:

• Bedarfsanalyse: Ermitteln Sie den Bedarf Ihrer Behörde und Ihren Einwohnern für die Online-Terminvereinbarung.
• Auswahl der Software: Wählen Sie eine sichere und skalierbare Terminvereinbarungssoftware wie Calenso, die Ihre Anforderungen erfüllt und eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ermöglicht. Beachten Sie dabei die Möglichkeit, das Branding anzupassen, einschliesslich Logos, Farben und weiterer Designelemente, um ein einheitliches Erscheinungsbild als Verwaltung zu gewährleisten.
• Implementierung des Online-Terminvereinbarungsformulars: Passen Sie die Buchungsseite an Ihre spezifischen Anforderungen an, wie z.B. die Auswahl der verfügbaren Termine, die Erfassung von Kontaktdaten. Nutzen Sie dabei die Anpassungsmöglichkeiten von Calenso, um das Erscheinungsbild des Formulars entsprechend den Farben und dem Design ihrer Verwaltung anzupassen.
• Testen und Optimieren: Überprüfen Sie die Software, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Unsere dedizierten Account Manager unterstützen Sie sehr gerne bei der Einrichtung.
• Starten Sie durch mit Calenso: Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie Termine ohne mühseliges Hin-und-her Mailen oder Telefonate buchen.

Diese Schritte dienen als Beispiel, wie Sie eine wichtige Aufgabe – die Terminvergabe – digitalisieren, aber auch gleichzeitig optimieren können.

Die Zukunft von modernen Verwaltungen

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