Immer mehr Behörden auf allen Ebenen setzen auf die Vorteile der Online-Terminplanung, da unsere Welt zunehmend vernetzter wird. Die Verwaltung von Sitzungen, Terminen und Veranstaltungen ist unerlässlich für das reibungslose Funktionieren unserer modernen Gesellschaft. Ob es sich um Landesverwaltungen, Kantone, Städte oder Gemeinden handelt – die Online-Terminvereinbarung bietet zahlreiche Vorteile.
Hier sind sieben Vorteile der Online-Terminvereinbarung, und warum Behörden und Verwaltungen sie nutzen sollten:
1. Effizienz steigern
Dank der Online-Terminvereinbarung können Behörden viele zeitaufwändige und mühsame Aufgaben automatisieren, die mit der Verwaltung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen verbunden sind. Dies ermöglicht Ihren Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand, der normalerweise mit der Terminvereinbarung verbunden ist. Die Online-Terminvereinbarung automatisiert viele Schritte im Terminprozess, von der Terminplanung über die Bestätigung bis hin zur Erinnerung an den Termin.
2. Terminbuchung rund um die Uhr
Einer der Hauptvorteile der Online-Terminvereinbarung ist die Möglichkeit, Termine rund um die Uhr zu buchen. So können Bewohner und Kunden Termine vereinbaren, wann immer es ihnen passt, ohne an Ihre Öffnungszeiten gebunden zu sein. Nicht nur verbessern Sie damit das Kundenerlebnis, sondern erhalten auch mehr Termine.
Studien zeigen, dass rund 51 % aller Online-Terminvereinbarungen ausserhalb der regulären Öffnungszeiten stattfinden. Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, Termine auch ausserhalb der Geschäftszeiten zu buchen, erweitern Sie Ihre Reichweite und bieten einen besseren Kundenservice. Gleichzeitig können Sie die Kapazität Ihrer Mitarbeiter besser nutzen und den Terminkalender effektiver verwalten.
Eine weitere Studie hat die Bedürfnisse in anderen Ländern verglichen. Unter anderem in Deutschland und in den USA. Dort hat sich der Trend zur Online-Buchung bereits weit stärker durchgesetzt. Über 93 % der Befragten gaben an, dass die Möglichkeit zur Online-Buchung ihre Wahrscheinlichkeit erhöht, sich für einen bestimmten Anbieter zu entscheiden.
3. Kommunikation verbessern
Die Online-Terminplanung bietet Behörden die Möglichkeit, Informationen zu Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen in Echtzeit mit allen Beteiligten auszutauschen. Dies stellt sicher, dass alle Parteien stets auf dem neuesten Stand sind und reduziert das Risiko von Missverständnissen und Fehlkommunikation.
Darüber hinaus erleichtert die Online-Terminplanung die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb der Behörden. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen können einfach auf denselben Terminplan zugreifen und ihre Verfügbarkeit koordinieren. Dies spart Zeit und minimiert den Aufwand, der normalerweise mit der Terminplanung und -koordination verbunden ist.
Calenso ist ein beliebtes Online-Terminplanungstool für Behörden. Die Stadtverwaltung von Zürich und die Regierung des Kantons Aargau haben es bereits erfolgreich eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Auch andere öffentliche Einrichtungen wie Schulen und Krankenhäuser nutzen Calenso, um ihre Terminplanung zu optimieren und Zeit und Ressourcen zu sparen. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.
4. Verpasste Termine reduzieren
Sie kennen bestimmt das Problem, dass Sie einen Termin haben und niemand auftaucht? Oder die Frustration, wenn man einen Termin verschieben muss, weil die andere Person es zeitlich nicht geschafft hat? Das ist ein häufiges Problem, mit dem Behörden konfrontiert sind, und es kann eine enorme Verschwendung von Zeit und Ressourcen bedeuten. Die Lösung ist eine Online-Terminvereinbarung mit automatischer Erinnerungsfunktion.
Online-Terminvereinbarungen mit automatisierten Erinnerungen tragen dazu bei, dass weniger Termine nicht wahrgenommen oder abgesagt werden. Durch das Versenden von Erinnerungen an Kunden per E-Mail und SMS können Behörden sicherstellen, dass ihre Kunden rechtzeitig und korrekt über ihre Termine erinnert werden.
5. Zugänglichkeit über alle Kanäle
Die Online-Terminplanung kann dazu beitragen, dass Besprechungen, Termine und Veranstaltungen für Menschen mit Behinderungen sowie für Personen, die Schwierigkeiten haben, einen Ort aufzusuchen, leichter zugänglich sind. So kann sichergestellt werden, dass jeder die Möglichkeit hat, sich an wichtigen Diskussionen und Entscheidungen zu beteiligen.
6. Aufwände besser planen mit Statistiken
Calenso, die Online-Terminvereinbarungssoftware bietet einen zentralen Speicher für alle Termindaten und erleichtert so die Verwaltung und Analyse dieser Informationen. Dies kann Behörden dabei helfen, die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Bürger besser zu verstehen und ihre Dienstleistungen besser auf diese Bedürfnisse abzustimmen. Darüber hinaus ermöglicht die Online-Terminplanung den Behörden, wichtige Leistungsindikatoren wie Wartezeiten auf Termine und Kundenzufriedenheit zu verfolgen. Mit dieser wertvollen Erkenntnis wird die Servicequalität immens verbessert.
7. Wichtige Datenschutzaspekte bei Online-Terminvereinbarungen mit Behörden und Verwaltungen
Der Datenschutz spielt bei Online-Terminvereinbarungen mit Behörden eine wichtige Rolle. Die beteiligten Behörden haben die Verantwortung, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten, die im Rahmen der Terminvereinbarung gesammelt werden, gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Behörden müssen sicherstellen, dass Daten zweckgebunden verwendet und angemessene technische und organisatorische Massnahmen ergriffen werden, um deren Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Dies kann beispielsweise bedeuten, dass die Behörden sicherstellen müssen, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus müssen die Behörden sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben, die diesen Zugriff benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Als Nutzer sollten Sie sich vor der Nutzung einer Online-Terminvereinbarungsoftware mit Behörden darüber informieren, wie die betreffende Behörde mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht. In der Regel sollten die Behörden über eine Datenschutzerklärung verfügen, die Informationen darüber enthält, welche Daten gesammelt werden, wie diese Daten verwendet werden und wie sie geschützt werden.
Wenn Sie Ihre Kunden- und Mitarbeiterdaten schützen möchten und sicherstellen wollen, dass Sie DSGVO-konform sind, ist Calenso die ideale Lösung für Sie. Und wenn Sie noch mehr über das Thema Datenschutz erfahren möchten, lesen Sie in unserem Blog “Warum Datenschutz wichtiger denn je ist” weiter.
Zusammenfassung
Sind Sie eine öffentliche Verwaltung, die ihren Terminprozess automatisieren will und das Kundenerlebnis verbessern möchte? Dann ist die Online-Terminvereinbarung die perfekte Lösung für Sie. Dank der 24/7 Buchungsmöglichkeit können Kunden bequem online Termine vereinbaren und Ihre Mitarbeiter entlasten, um mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihre Behörde von der Online-Terminvereinbarung profitieren kann, vereinbaren Sie noch heute einen Demo-Termin mit einem unserer Experten. Wir zeigen Ihnen, wie einfach und effizient es ist, mit unserer Software Termine online zu vereinbaren und Ihren Kunden den bequemen Service zu bieten, den sie verdienen.
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