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Die online Terminvereinbarung kann Sorgen bezüglich Datensicherheit und anderen Themen hervorrufen. Im Zusammenhang mit Software oder die Einrichtung in die alltäglichen Prozesse entstehen meist Befürchtungen, welche durchaus ernst zu nehmen sind. Deshalb stellen wir dir die wichtigsten Risiken im Zusammenhang mit der online Terminvereinbarung vor und zeigen dir, was Calenso dagegen unternimmt. Somit bist du geschützt vor den meisten Risiken und kannst gelassen online Termine entgegen nehmen.

Eine Frau am Bildschirm mit Kundenprofilen, ein Gauner der die Daten liest und einer mit einer Schadsoftware, als Risiken der online Terminvereinbarung

Risiko 1: Datenschutz und Datensicherheit

Grundsätzlich ist der Datenschutz immer ein grosses Thema, wenn es um die Sicherheit und den Schutz von Kundendaten geht. Eine Software macht Erhebungen von personenbezogenen Daten für die Benutzung und Personalisierung der Software. Diese sind meist notwendig für die Funktionen. Problematisch ist dies, wenn die Daten unverschlüsselt übertragen (ohne HTTPS) werden. Zudem werden oft das Surfverhalten untersucht und gespeichert. Diese werden von Google AdSense für die Erstellung von persönlichen Werbeanzeigen weitergenutzt.

Calenso verwendet nur die notwendigsten Daten deiner Kunden. Du bestimmst, welche Daten du mit der Terminvereinbarung erheben möchtest. Bitte schau dir dafür den BeitragWas muss ich alles während der Buchung des Kunden beachten?” an. Diese Daten verwenden wir, um eine Kundendatenbank oder eine Terminübersicht zu generieren. Sie sind notwendig, für die Verwendung der Software. Zudem kann dein Kunde selbst entscheiden, ein Kundenkonto auf Calenso zu erstellen. Calenso verwendet ausschliesslich verschlüsselte Formulare und verfolgt keine Nutzungsverhalten deiner Kunden.

Bekanntlich ist keine Software so sicher, dass sie vollständig vor Hackerangriffen geschützt ist. Kleineren Anbietern fehlt meistens das Geld, um ihre Software professionell analysieren oder zertifizieren zu lassen. Deshalb werden oft Schwachstellen nicht identifiziert. So kann es vorkommen, dass die Anmeldeinformationen der Kunden von Dritten übernommen und auf dem Schwarzmarkt verkauft werden.

Calenso verschlüsselt alle Daten während der Übertragung. Somit sind die Daten vor der Einsicht von Dritten geschützt.

2: Verfügbarkeit und Ausfälle des Anbieters

Die meisten Anbieter von online Terminvereinbarungen hosten ihre Applikationen bei einem Webhoster wie beispielsweise Cyon oder Hostpoint. Dies sind zwei der grössten Webhosting-Anbieter im Schweizer Markt. Meistens wird eine Verfügbarkeit von 99% bis 99.9% garantiert. Eine 100%ige Verfügbarkeit wird fast von keinem Webhosting-Anbieter garantiert, da die Kosten sonst ins Unermessliche steigen würden. Deshalb kommt es gelegentlich zu Serverausfällen. Dies führt dazu, dass sich Kunden nicht mehr mit der Terminverwaltungssoftware verbinden können. Ein Beispiel dafür liefert Cyon: anfangs 2013 kam es zu einem fast 18 stündigen Ausfall, bevor das Problem behoben werden konnte. Durch die Verwendung von externen Kalenderanbieter wie beispielsweise Microsoft Exchange, Google Kalender oder iCloud kann das Ausfallsrisiko weiter vermindert werden. Dadurch sind die Termine in den Datenzentren auf den Servern der grossen Anbieter gespeichert.

Calenso wird in der Schweiz bei NINE in einer Managed Cloud Infrastruktur gehostet. Nine ist ein zuverlässiger Anbieter, welcher die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt. Die Zertifizierungen ISO270001 Informationssicherheit und ISO9001 Qualitätssicherheit stellen zusätzliche Garantien zur Verfügung. Deswegen sind (bisher) keine grossen Ausfälle bei Calenso verzeichnet.

3: Strategische Abhängigkeit und Kontrollverlust

Sobald man sich für einen Anbieter einer online Terminvereinbarung entschieden hat, geht man eine gewisse strategische Abhängigkeit ein. Je nach Anbieter kommt es zu einem “Lock-in Effekt”, welcher nur mit finanziellem Aufwand umgangen werden kann. Ein Lock-in bedeutet, dass ein Wechsel auf einen anderen Anbieter teuer ausfällt oder unmöglich ist und somit alle Daten verloren wären. Viele Nutzer fürchten ausserdem einen Kontrollverlust über die Flexibilität der Terminvergabe und der Arbeitsbelastung.

Bei Calenso gehst du kein Risiko oder Lock-in ein. Dies hat zwei Gründe. Erstens kannst du Calenso mit allen Funktionen für deine ersten 100 Buchungen testen. Somit siehst du, ob dir der Kontrollverlust zu gross ist. Zweitens kannst du alle deine Daten (egal ob Kundendaten, Terminlisten, Dienstleistungen etc.) einfach herunterladen, falls du zu einem anderen Anbieter wechseln möchtest. 

4: Missbrauch durch Konkurrenz und Kunden

Grundsätzlich kann über ein online Terminvereinbarungstool jeder und jede einen Termin buchen. Bei fehlenden Sicherheitsfunktionen können verärgerte Kunden oder die Konkurrenz alle möglichen Termine eines Anbieters buchen und diesen so mit Terminanfragen auslasten. Auch die oft eingesetzte Lösung einer 2-Faktor-Authentisierung kann hier nur begrenzt Abhilfe schaffen.

Calenso bietet dir die Möglichkeit die Warenkorbfunktion zu deaktivieren. Somit können Kunden nur eine Dienstleistung pro Abschluss buchen. Ausserdem gibt es eine zweite Funktion. Sobald diese deaktiviert ist, besteht nur noch die Möglichkeit einen Termin für eine Buchung abzuschliessen. Tipp: Falls du wirklich das oben genannte Problem hast, dann schick den Buchungslink nur an ausgewählte Kunden.

Mehr Informationen über die Sicherheit findest du in unserem Supportportal. Zudem haben wir einen Beitrag zusammengestellt, der dir helfen soll, online Terminvereinbarung rechtlich richtig zu nutzen.