Dank Ihrem Feedback wird Calenso – die führende Software für Online-Terminbuchung – jeden Monat besser. Im April 2026 liegt der Fokus auf Smart-Widget-Verwaltung mit filialübergreifender Mitarbeitenden-Auswahl, Microsoft 365 Compliance und Self-Service-Konfiguration. Mit dem neuen Calenso Update profitieren Sie von noch mehr Flexibilität bei der Termin-Vermittlung, vollständiger Transparenz bei externen API-Zugriffen und spürbar schnelleren Ladezeiten.

 

Das Update im Video

Update-Inhalte im Überblick

Das steckt im April-Update

Dieses Release bringt gleich mehrere Neuerungen, die Ihre Arbeit mit Calenso deutlich produktiver machen: Eine komplett neu gestaltete Smart-Widget-Verwaltung erlaubt Ihnen erstmals, virtuelle Teams aus Mitarbeitenden verschiedener Filialen zusammenzustellen. Mit dem neuen Microsoft Graph API Activity Logging Add-on dokumentieren Sie sämtliche Office365- und Entra-ID-Aktivitäten – ideal für Compliance-Anforderungen. Mit Dynamic Combo Services und einer integrierten Travel-Time-Matrix lassen sich erstmals komplexe, fahrplan­treue Buchungsabläufe wie Werksführungen abbilden. Hinzu kommen Self-Service-Optionen für Google Tag Manager, ein neuer Code-Editor für E-Mail-Templates und über 100 Optimierungen aus den 8.6.x-Hotfixes.

Neue Funktionen

1. Microsoft Graph API Activity Logging (Add-on)

Mit dem neuen Microsoft Graph API Activity Logging Add-on protokolliert Calenso sämtliche Microsoft-Graph-Aufrufe (Office365 / Entra ID). Sie erhalten nachvollziehbare Audit-Logs für Kalender-Sync, Worker-Mapping und Email-Events – ideal für Compliance-relevante Setups, in denen jede externe API-Interaktion lückenlos dokumentiert sein muss.

2. Dynamic Combo Services mit Travel-Time-Matrix

Für komplexe Buchungsabläufe wie Werksführungen oder mehrteilige Termine an unterschiedlichen Standorten gibt es nun Dynamic Combo Services mit einer integrierten Travel-Time-Matrix. Calenso berücksichtigt automatisch die Wegezeit zwischen Stationen, sodass realistische, fahrplan­treue Combi-Buchungen möglich werden – ohne manuellen Pufferzeit-Aufwand.

3. Google Tag Manager Self-Service-Konfiguration

Sie können Google Tag Manager nun direkt im Dashboard unter Integrationen selbst konfigurieren – ganz ohne Support-Anfrage. So holen Sie sich Conversion-Tracking, Marketing-Pixel und eigene Analytics-Setups in Ihre Buchungsstrecke, exakt so wie Sie sie brauchen. Der GTM-Code greift dabei sowohl im klassischen Buchungs-Widget als auch im Smart Widget.

4. HTML-Code-Editor für E-Mail-Templates

Der bisherige Textarea zum Bearbeiten von Workflow-E-Mails ist passé. Stattdessen erhalten Sie einen vollwertigen Code-Editor mit Syntax-Highlighting für HTML – Tippfehler werden sofort sichtbar, das Layout Ihrer Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails bleibt sauber.

5. Eigene Smart-Widget-Verwaltung mit filialübergreifender Mitarbeitenden-Auswahl

Smart Widgets erhalten neu eine dedizierte Verwaltungs-Seite in den Dashboard-Einstellungen. Dort listen Sie alle Ihre Smart Widgets übersichtlich auf, filtern nach Widget-Typ (Appointment Booking, Survey, Lead Generation), durchsuchen sie über die Suche und holen sich den Embed-Code mit einem Klick. Die Seite kommt in einem komplett neu gestalteten, UI/UX-optimierten Layout.

Besonders mächtig: Sie können pro Smart Widget dedizierte Mitarbeitende hinterlegen – auch filial- und standortübergreifend. So lassen sich Smart Widgets bauen, die ein virtuelles Team über die ganze Unternehmung hinweg abbilden – beispielsweise lose zusammenhängende Spezialisten-Teams, die quer durch verschiedene Filialen verstreut sind. Endkundinnen und Endkunden buchen direkt bei den richtigen Personen, ohne dass Sie dafür organisatorische Strukturen anpassen müssen.

6. Vergangene Abwesenheiten ausblenden

Im Dashboard können Sie jetzt Abwesenheiten aus der Vergangenheit ein- und ausblenden. Das hält die Liste schlank und Sie sehen auf einen Blick nur das, was aktuell und in Zukunft relevant ist.

7. Automatische Rückerstattung bei abgelaufener Warteliste

Die Einstellung “Automatische Rückerstattung bei abgelaufener Warteliste” ist neu direkt in den Buchungs-Widget-Einstellungen verfügbar. Wenn ein Wartelistenplatz ausläuft, wird der gezahlte Betrag automatisch erstattet – ohne manuellen Aufwand.

8. Entra ID Sync (Add-on)

Mit dem neuen Entra ID Sync Add-on synchronisieren Sie Ihre Microsoft Azure / Entra ID Mitarbeitenden inklusive der korrekten Store-Zuordnung in Calenso. Ideal für Unternehmen mit aktiver Microsoft-365-Infrastruktur und vielen Standorten.

9. Erzwungener Logout & Mitarbeitenden-Sperre

Als Administrator:in können Sie Mitarbeitende ab sofort direkt aus der Ressourcen-Liste sperren oder einen sofortigen Logout erzwingen – wichtig für Sicherheits-Szenarien wie Austritte oder kompromittierte Konten. Gesperrte Konten lassen sich auch nicht mehr per Passwort-Reset oder Verifikations-Token reaktivieren.

Verbesserungen & Optimierungen

Performance

  • Drastisch schnelleres Laden grosser Mitarbeitenden-Listen: Der API-Aufruf /workers/short wurde optimiert – statt 30–45 Sekunden bei grossen Teams läuft die Abfrage nun in Bruchteilen einer Sekunde.
  • Schnellere Formulare bei umfangreichen Setups: Diverse Dashboard-Formulare luden bisher die volle Mitarbeitenden-Liste statt der Kurzform – das ist jetzt korrigiert und verkürzt Wartezeiten spürbar.

Reports & Exports

  • Auslastungs-Report berücksichtigt historische Mitarbeitende: Mitarbeitende, die aktuell nicht buchbar sind (z. B. ehemalige Teammitglieder), aber im Berichtszeitraum aktiv waren, erscheinen wieder im Auslastungs-Report. Historische Daten gehen damit nicht mehr verloren.
  • Voucher-Export inklusive Kunden-Informationen: Beim Export von Coupons / Vouchers werden zusätzlich die Kundendaten mit ausgegeben.
  • Excel-Export auf Mac repariert: Der Excel-Export von Gruppentermin-Buchungen wurde auf macOS durch zu lange / ungültige Sheet-Namen beschädigt – das ist behoben.

Dashboard

  • CRM-Filter aufgeräumt: Der Filter nach Kundennummer funktioniert nun korrekt, alle Filter haben einen Clear-Button und es gibt einen Zähler, wie viele Filter aktiv sind.
  • Onboarding-Verbesserungen: Der erste Setup-Prozess ist mobilfreundlicher und Buttons folgen einer einheitlichen Gestaltung.
  • “Verbunden”-Status-Badge: In der Übersicht der Online-Zahlungen und Integrationen sehen Sie auf einen Blick, welche Dienste aktiv sind, mit Direkt-Link zu den Einstellungen.
  • UTM-Felder als Spalte in der Termin-Liste: UTM-Parameter aus der Buchungslink-Erstellung lassen sich nun als konfigurierbare Spalten in die Termin-Liste einblenden.
  • Buchungsfragen als Spalten – Doppelte Werte korrigiert: Wenn Sie Buchungsfragen-Antworten als Spalten in der Termin-Liste angezeigt haben, wurden teilweise Duplikate ausgegeben. Jetzt erscheint pro Termin nur noch der korrekte Wert.
  • Kalender-Symbole grösser: Der Status-Indikator für Termine und das Icon für externe Events sind in der Kalenderansicht besser sichtbar.
  • Dialoge schliessen bei Session-Logout: Wenn Ihre Session abläuft, schliessen nun alle offenen Dialoge automatisch – kein hängender Dialog mehr nach dem erneuten Login.
  • Ganztägige Abwesenheit am gleichen Tag: Eine Abwesenheit über einen einzelnen Tag (gleiches Start- und End-Datum) wird nicht mehr fälschlich als ungültig abgewiesen.
  • Kunde anlegen – zurück zum vorherigen Schritt: Beim Anlegen eines neuen Kunden können Sie nun von der zweiten Seite wieder zurücknavigieren.

Buchungs-Widget

  • Abdeckung ungewöhnlicher Telefonnummern: Sehr lange Festnetznummern und einige Sonderformate werden nun korrekt validiert.
  • Postleitzahl-Validierung: Die PLZ-Prüfung war zu streng – gültige Codes wurden teilweise abgelehnt. Das ist behoben.
  • Stadt-Vorschlag aus PLZ: Beim Eingeben der Postleitzahl wird der Stadtname zuverlässiger ergänzt.
  • Mehrere Buchungsfragen per URL vorbelegen: Sie können mehrere Buchungsfragen gleichzeitig über URL-Parameter vorbelegen.
  • Bessere Termin-Slot-Darstellung ohne Gruppierung: Wenn keine Gruppierung aktiv ist, wirken die Termin-Slots jetzt wieder wie erwartet.
  • PayPal-Karten-Felder freigegeben während Eingabe: Die Inline-Karten-Felder von PayPal sind beim Tippen nicht mehr durch das Form-Lock gesperrt.

Workflows

  • Erinnerungen bei kurzfristigen Migrationen unterdrückt: Migriert ein Partner zu Workflows, bekommen Kund:innen für bereits gebuchte Termine in den nächsten 24 Stunden keine doppelte Erinnerung mehr.
  • Verzögerte Benachrichtigungen vor Buchungsbestätigung: Verzögerte Workflow-Benachrichtigungen werden nicht mehr fälschlich vor der Buchungsbestätigung verschickt.
  • Korrekte Sender-Adresse: Workflow-E-Mails werden jetzt zuverlässig mit der richtigen Absender-Adresse versendet.

Microsoft 365 / Office 365 Kalender

  • Kein vorzeitiges Deaktivieren bei kurzfristigen Office365-Fehlern: Office365-Kalender werden bei kurzzeitigen Verbindungsabbrüchen nicht mehr sofort deaktiviert. Erst nach 5 Fehlversuchen in Folge greift die Deaktivierung – mit automatischer Wiederherstellung, sobald die Verbindung wieder steht.
  • Schluss mit Spam-Mails bei Kalenderfehlern: Wir haben die Benachrichtigungen über Kalenderfehler entrümpelt: keine 100+ Mails mehr in wenigen Stunden, keine technischen Stack-Traces mehr in Kunden-E-Mails.
  • Microsoft Teams Meetings: Teams-Meetings werden nun direkt zusammen mit dem Kalender-Event erstellt, statt über einen separaten API-Aufruf – schneller und ausfallsicherer.

Integrationen

  • HubSpot OAuth-Verbindung wieder funktionsfähig: Die HubSpot-Anbindung war wegen abgeschnittener URL-Parameter unterbrochen – die Verbindung läuft jetzt wieder zuverlässig.
  • HubSpot 500-Fehler behoben: Mehrere HubSpot-Endpoints lieferten HTTP 500-Fehler – sind jetzt stabilisiert.
  • Bulk-Kalendersync für Entra ID wiederhergestellt: Die Massen-Synchronisierung von Kalendern für Entra ID war kurzzeitig nicht verfügbar und ist jetzt zurück.

Zahlungen

  • Worldline-Saferpay – Rückerstattung nach Stornierung: Stornierte Termine mit Worldline-Saferpay als Zahlungsanbieter lösen jetzt korrekt eine Rückerstattung aus.
  • PayPal Auto-Refund bei fehlgeschlagener Buchung: Wenn eine Buchung nach erfolgter PayPal-Zahlung fehlschlägt, wird der Betrag automatisch zurückerstattet. Ein Cron-Job überwacht zusätzlich verwaiste Zahlungen und fängt unerwartete Edge Cases ab.

Audit Log & Berechtigungen

  • System-Synchronisierung als eigener Akteur sichtbar: Audit-Log-Einträge aus automatisierten Sync-Prozessen (Azure AD, SSO Auto-Provisioning) sind nun klar als System-Aktion gekennzeichnet, statt fälschlich einem Mitarbeitenden zugeordnet.
  • Filter nach Akteur-Typ: Im Audit Log lässt sich nach Akteur-Typ filtern (Mitarbeitende, System-Sync, API-Key).
  • Eigene Berechtigung für Organisations-Bereich: Der Zugriff auf den Organisations-Bereich lässt sich jetzt mit der eigenständigen Berechtigung read:organisation steuern.
  • Verfügbarkeiten für Lesezugriff freigegeben: Read-only-Rollen können nun korrekt die Verfügbarkeiten anderer Teammitglieder einsehen.

Technische Upgrades

  • Server-Side-Rendering Stabilität (Booking Page): Diverse SSR-Crashes durch globale Browser-Referenzen wurden eliminiert. Dank korrekter TransferState-Hydratation läuft der Auth-Token-Handover zwischen Server und Client jetzt zuverlässig.
  • Reduziertes Sentry-Rauschen: Nicht-wiederholbare Queue-Task-Fehler erzeugen keine Sentry-Errors mehr, sondern werden als Warnung geloggt.
  • Verbesserte Audit Logs für Rate-Limiting: Bei Login-Versuchen, die das Rate-Limit überschreiten (HTTP 429), werden Worker-UUID und IP-Adresse mitgeloggt.
  • Whitelabel-Sender wiederhergestellt: Eine vorherige Anpassung der SMTP-FROM-Adresse hatte Whitelabel-Sender-Einstellungen überschrieben – ist zurückgenommen.
  • Abgelaufene JWT mit korrektem Status-Code: Abgelaufene Sessions liefern nun den korrekten HTTP-Status 401 (statt 500) – wichtig für Tools, die auf den Status reagieren.
  • Autopilot-Integration entfernt: Die nicht mehr unterstützte Autopilot-Integration wurde aus dem Code entfernt.
  • Zusätzliche Schriften für Brand-Anpassungen: Wir haben weitere Schriften für branding-spezifische Anpassungen ergänzt (u. a. Lexend Deca).

Fazit & Ausblick

Ob Smart-Widget-Verwaltung mit virtuellen Teams, Compliance-fähige Audit-Logs für Microsoft Graph oder die spürbar schnellere Performance bei grossen Teams – das April-Release sorgt für ein flexibleres, sichereres und komfortableres Arbeiten mit Calenso. Vielen Dank für Ihre laufenden Hinweise und Ideen!

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